Számla, számlázás

Számla - Számlázás - Online számlázóprogramok - 2017

 
Amikor vállalkozóként valamit eladunk, vagy elvégzünk egy munkát, számlát állítunk ki róla. A kiállított számla után kapjuk meg árunk, szolgáltatásunk ellenértékét, ebből élünk. Ha azonban rosszul számlázunk, az ok lehet arra, hogy számlánk kifizetését visszautasítsák. Előfordulhat, hogy egy rosszul kiállított számla ellenértékét, melyet nem fizetnek ki nekünk, pont a hibás kiállítás miatt jogi úton sem fogjuk tudni behajtani. Ezért a helyes számlázás minden vállalkozás életében az egyik legfontosabb pont. Az alábbiakban áttekintjük, hogyan kell egy számlát helyesen kiállítani, milyen kísérő dokumentumok kellenek hozzá, és hogyan győződhetünk meg arról, hogy kiállított számlánkat partnerünk biztosan megkapta.

 

  • Mi a számla?

  • Milyen típusú számlák léteznek?

  • Mikor használhatunk készpénfizetési, mikor átutalásos számlát?

  • Mit ellenőrizzünk egy számla befogadása előtt?

  • Hogyan küldjük el, hogyan kézbesítsük kiállított számlánkat?

 

Mi a számla?

 
Ha vállalkozóként valamit eladunk, elvégzünk egy munkát, számlát, vagy nyugtát kell róla kiállítsunk. Szaknyelven azt mondjuk, dokumentálnunk kell az adott gazdasági eseményt. A számla tehát egy olyan dokumentum, ami alkalmas az adott gazdasági esemény dokumentálására, és megfelel a számlára vonatkozó törvényi előírásoknak. A számla fogalmáról a 2007. évi CXXVII. (Áfa törvény) 168. §-a rendelkezik. 
 

Számlát kell kiállítani, ha

  • ha egy másik adóalany vagy nem adóalany jogi személy előleget fizet - kivéve az adómentes termékértékesítésehez kapott előleget
  • ha az előleg összege eléri vagy meghaladja a 900 000 forintnak megfelelő pénzösszeget
  • ha kérik a számla kibocsátását
  • ha külföldre nyújt termékértékesítést vagy szolgáltatásnyújtást

 

A számlakibocsátási kötelezettségnek a kötelezett saját maga, illetőleg - megbízása alapján és képviseletében - az általa választott meghatalmazott is eleget tehet. Utóbbi esetben a kötelezettnek és meghatalmazottjának előzetesen és írásban különösen meg kell állapodnia egymással a számlakibocsátás elfogadásának feltételeiről és módjáról.

 

Számla kiállítás időpontja

Legkésőbb a teljesítésig, előleg fizetése esetében a fizetendő adó megállapításáig, de legfeljebb az attól számított ésszerű időn belül köteles gondoskodni, ami a teljesítés hónapját követő hónap 15. napján belüli.

Azonnal, ha készpénzzel vagy készpénz-helyettesítő fizetési eszközzel fizetik ki.

Kivétel: ha a teljesítés napján egyidejűleg vagy az adott naptári hónapban ugyanannak a személynek, szervezetnek több, számlakibocsátásra jogalapot teremtő ügyletet teljesít, számlakibocsátási kötelezettségéről úgy is gondoskodhat, hogy azokról egy számlát - gyűjtőszámlát - bocsát ki.

 

Mentesülés a számla kiállítás alól

ha olyan tevékenységet számláz, ami mentes az adó alól, feltéve, hogy számviteli bizonylatot állít ki helyette

 

Nyugta

Abban az esetben, ha az adóalany  mentesül a számlakibocsátási kötelezettség alól, köteles nyugta kibocsátásáról gondoskodni.

 

Mentesülés a nyugta kiállítása alól, ha

  • sajtóterméket értékesít;
  • a szerencsejáték szervezéséről szóló törvény hatálya alá tartozó szerencsejáték szolgáltatást nyújt;
  • kezelőszemélyzet nélküli automataberendezés útján teljesíti termék értékesítését, szolgáltatás nyújtását.
  •  

Nyugta adattartalma

  • a nyugta kibocsátásának kelte;
  • a nyugta sorszáma, amely a nyugtát kétséget kizáróan azonosítja;
  • a nyugta kibocsátójának adószáma, valamint neve és címe;
  • a termék értékesítésének, szolgáltatás nyújtásának adót is tartalmazó ellenértéke

A nyugta kibocsátásának időpontjától a nyugta megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítani kell a nyugta eredetének hitelességét, adattartalma sértetlenségét és olvashatóságát.

 

 

Számla minden olyan okirat, amely megfelel a meghatározott feltételeknek.

A számla kibocsátásának időpontjától a számla megőrzésére vonatkozó időszak végéig biztosítani kell a számla eredetének hitelességét, adattartalma sértetlenségét és olvashatóságát.

 

Számla kötelező adattartalma

  • a számla kibocsátásának kelte;
  • a számla sorszáma, amely a számlát kétséget kizáróan azonosítja;
  • a termék értékesítőjének, szolgáltatás nyújtójának adószáma,
  •  a termék beszerzőjének, szolgáltatás igénybevevőjének adószáma, adószámának vagy csoportos általános forgalmiadó-alanyiság esetén csoportazonosító számának első nyolc számjegye, feltéve, hogy a terméket beszerző, szolgáltatást igénybevevő adóalanyra az áthárított adó a 100 000 forintot eléri vagy meghaladja
  • a termék értékesítőjének, szolgáltatás nyújtójának, valamint a termék beszerzőjének, szolgáltatás igénybevevőjének neve és címe;
  • az értékesített termék megnevezése, annak jelölésére az áfa törvényben alkalmazott vtsz.,
  • továbbá mennyisége vagy a nyújtott szolgáltatás megnevezése, annak jelölésére az áfa törvényben alkalmazott SZJ,
  • a teljesítés időpontja, ha az eltér a számla kibocsátásának keltétől;
  • a „pénzforgalmi elszámolás” kifejezés, a  különös szabályok szerinti adózás alkalmazása esetében;
  • az adó alapja, továbbá az értékesített termék adó nélküli egységára vagy a nyújtott szolgáltatás adó nélküli egységára, ha az természetes mértékegységben kifejezhető, valamint az alkalmazott árengedmény, feltéve, hogy azt az egységár nem tartalmazza;
  • az alkalmazott adó mértéke;
  • az áthárított adó, kivéve, ha annak feltüntetését e törvény kizárja;
  • az „önszámlázás” kifejezés, ha a számlát a terméket beszerző vagy a szolgáltatást igénybevevő állítja ki;
  • adómentesség esetében jogszabályi vagy a Héa-irányelv vonatkozó rendelkezéseire történő hivatkozás vagy bármely más, de egyértelmű utalás arra, hogy a termék értékesítése, szolgáltatás nyújtása mentes az adó alól;
  • a „fordított adózás” kifejezés, ha adófizetésre a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője kötelezett;
  • új közlekedési eszköz értékesítése esetében az új közlekedési eszközre vonatkozó meghatározott adatok;
  • a „különbözet szerinti szabályozás - utazási irodák” kifejezés,
  • a „különbözet szerinti szabályozás - használt cikkek” vagy a „különbözet szerinti szabályozás - műalkotások”, vagy a „különbözet szerinti szabályozás - gyűjteménydarabok és régiségek” kifejezések közül a megfelelő kifejezés,
  • pénzügyi képviselő alkalmazása esetében a pénzügyi képviselő neve, címe és adószáma.

 

Számlával egy tekintet alá eső okirat minimális adattartalma

  • az okirat kibocsátásának kelte;
  • az okirat sorszáma, amely az okiratot kétséget kizáróan azonosítja;
  • hivatkozás arra a számlára, amelynek adattartalmát az okirat módosítja;
  • a számla adatának megnevezése, amelyet a módosítás érint, valamint a módosítás természete, illetőleg annak számszerű hatása, ha ilyen van.

 

Számla adattartalmára vonatkozó egyéb szabályok

A gyűjtőszámlában az összes számlakibocsátásra jogalapot teremtő ügyletet tételesen, egymástól elkülönítve úgy kell feltüntetni, hogy az egyes ügyletek adóalapjai összesítetten szerepeljenek.

A számlán az áthárított adót forintban kifejezve abban az esetben is fel kell tüntetni, ha az egyéb adatok külföldi pénznemben kifejezettek. A nullát is.

 

Milyen típusú számlák vannak?

A számla és a nyugta a kiállítás módja szerint lehet papír alapú vagy elektronikus.
 

Elektronikus számlára vonatkozó szabályok

Hitelességére és adattartalmának sértetlenségére vonatkozó követelményeknek történő megfelelése úgy is biztosítható, ha az elektronikus számlát

minősített elektronikus aláírással látják el; vagy

az elektronikus adatcsererendszerben (a továbbiakban: EDI) elektronikus adatként hozzák létre és továbbítják.

 

Az elektronikus számla alkalmazásának feltétele

  • a számlakibocsátásra kötelezett és a termék beszerzője, szolgáltatás igénybevevője előzetesen és írásban megállapodjon az EDI alkalmazásáról és használatáról;
  • egyéb esetben a számlabefogadó beleegyezése, kivéve, ha jogszabály ettől eltérően rendelkezik.

Külön jogszabály az elektronikus számlára egyéb rendelkezéseket is megállapíthat. Ha ugyanannak a számlabefogadónak több elektronikus számlát tartalmazó számlaköteget küldenek vagy ilyet bocsátanak a rendelkezésére, akkor a különböző számlák azonos adatait elegendő csak egyszer feltüntetni, feltéve, hogy minden számla esetében a teljes információ hozzáférhető.

A számla adattartalmát tekintve lehet egyszerűsített vagy normál.
 

Számla adattartalmára vonatkozó egyszerűsítés

Ez olyan bonyolultra sikerült az áfa törvényben, hogy a nav külön tájékoztatást adott ki róla. Ezt itt lehet elolvasni.

 

Számlázásra vonatkozó egyéb szabályok

A törvény a számla adattartalmára további rendelkezéseket is megállapíthat, de az elektronikus számla kivételével a számla aláírását nem teheti kötelezővé.

Külön jogszabály a számla és a nyugta kiállításának módjára, ideértve a nyugta-kibocsátási kötelezettség kötelező gépi kiállítással történő megvalósítását is, valamint a számla és a nyugta adóigazgatási azonosítására egyéb rendelkezéseket is megállapíthat.

Online pénztárgép. A nyugtaadási kötelezettség gépi kiállítással történő megvalósítása esetén a géppel kiállított nyugták, számlák, valamint a pénztárgép adatairól az adóalany - jogszabály szerint - rendszeresen adatszolgáltatást teljesít az állami adóhatóság részére, amely adatokat az állami adó-és vámhatóság kizárólag az Art. szerinti adózók ellenőrzéséhez, ellenőrzésre történő kiválasztásához törvényben meghatározott feladatai ellátásához használhatja fel az adó megállapításához való jog elévülési idején belül.

Számla magyar nyelven vagy élő idegen nyelven egyaránt kiállítható.

Idegen nyelven kiállított számla esetében az adóigazgatási eljárás keretében lefolytatott ellenőrzés során a számla kibocsátójától megkövetelhető, hogy saját költségére gondoskodjon a hiteles magyar nyelvű fordításról, feltéve, hogy a tényállás tisztázása másként nem lehetséges.

Nyugta kizárólag magyar nyelven állítható ki.

NAV információs füzete a számlázásról innen letölthető.

 

Egyéb hasznos információk

Van olyan egyéb törvény, amely kibővíti a számla kötelező adattartamát (egyéni vállalkozókról szóló törvény)

Az egyéni vállalkozó gazdasági tevékenysége során az „egyéni vállalkozó” megjelölést (vagy annak e.v. rövidítését) és nyilvántartási számát neve (aláírása) mellett minden esetben köteles feltüntetni.

Kisadózó törvény

A kisadózó vállalkozás a termékértékesítésről, szolgáltatásnyújtásról köteles az Áfa tv. szabályai szerinti nyugta vagy számla kiállítására, azzal, hogy a kiállított számlán feltünteti azt, hogy „Kisadózó”. Nyugtán nem kell, csak a számlán.

Már nem kell megfelelősségi nyilatkozatot kérni a számlázó program fejlesztőjétől, viszont jelenteni kell a használatát a NAV felé a SZAMLAZO nevü nyomtatványon.

Már nem kell példányszámot feltüntetni a számlán.

Aláírás és pecsét nélkül is érvényes.

 
A fizetés módja szerint megkülönböztetünk készpénfizetéses és átutalásos számlát.
  • Készpénzfizetéses számla esetén a számla kifizetése csak készpénzben történhet és mindhárom dátumnak meg kell egyeznie.
  • Átutalásos számla kifizetése alapesetben banki átutalással történik, de kifizethető készpénzzel is.
Számla készpénzzel történő kiegyenlítése esetén figyeljünk arra a törvényi előírásra, hogy 2013-tól az egy szerződés alapján történő, havi bruttó, azaz áfát is tartalmazó, 1.500.000 forintot meghaladó készpénzes kifizetés esetén az 1.500.000 forint feletti rész után 20% mulasztási bírságot kell fizetni. Ez a kötelezettség csak akkor áll fent, ha az eladó és a vevő (a számla kiállítója, illetve befogadója) is bankszámla nyitására kötelezett. A mulasztási bírság mindkettőjüket terheli. (2003. évi XCII (Adózás rendjéről szóló) Tv. 38. § 3/a pont, illetve 172. § 20/f pont) 

Mit ellenőrizzünk egy számla befogadása előtt?

  • A számla befogadása azt jelenti, hogy a számlát átvesszük, és annak tartalmát elismerjük, az adott számlával szemben semmiféle kifogásunk nincs. A befogadott számlát könyvelésünkben szerepeltetjük, így például visszaigényelhetjük annak áfa-tartalmát, ha jogosultak vagyunk rá. A törvények értelmében könyvelésünkben csak szabályszerűen kiállított számla szerepelhet.
A számviteli  nyilvántartásokba csak szabályszerűen kiállított bizonylat alapján szabad adatokat bejegyezni. Szabályszerű az a bizonylat, amely az adott gazdasági műveletre  vonatkozóan a könyvvitelben rögzítendő és a más jogszabályban előírt adatokat a valóságnak megfelelően, hiánytalanul tartalmazza, megfelel a bizonylat általános alaki és tartalmi követelményeinek, és amelyet - hiba esetén - előírásszerűen javítottak.”, 2000 évi C. (Számvitelről szóló) törvény 165. § 2. pont)
 
Ezért hiába gondoljuk azt, hogy jóhiszeműen járunk el, egy nem megfelelő számla alapján történő áfa-visszaigénylés miatt elmarasztalhatnak minket. A számla befogadójaként a mi felelősségünk a fent idézett törvényi hivatkozás betartása.
  1. Ellenőrizzük, hogy a számla megfelel-e az előző pontban tárgyalt formai előírásoknak, azaz adattartalma rendben van. Ha nem ezt tapasztaljuk, küldjük vissza javításra.
  2. Új partner esetén ellenőrizzük, hogy a számla kibocsátója valóban létezik, adatai helyesen vannak-e feltüntetve a számlán. Ezt az e-cégjegyzéken keresztül tudjuk megtenni.
  3. Azt is nézzük meg, a számla kiállítója nem áll-e felszámolás, vagy végelszámolás alatt. Ezt szintén az e-cégjegyzékben tudjuk ellenőrizni.
  4. Ellenőrizzük, hogy a számla kiállítójának adószáma nincs-e felfüggesztve. Ez azért fontos, mert ilyen cég által kiállított számla után a törvények értelmében az áfát nem igényelhetjük vissza.
Amennyiben szolgáltatásnyújtásnál a számla értéke meghaladja a 200.000 Ft + áfa összeget, mindenképpen legyen mellé szerződés és teljesítési igazolás is. Erre azért van szükség, mert ezen értékhatár felett egy esetleges vizsgálat esetén nekünk kell azt bizonyítani, hogy az adott kiadás a vállalkozás érdekében merült fel. Ezt pedig a számlához tartozó szerződés és teljesítési igazolás segítségével tudjuk megtenni. (1996. évi LXXXI. (Társasági adóról szóló) Tv. 8. § 1/d. pont, illetve 3. sz. melléklet 4. pont)

Hogyan adjuk át, hogyan kézbesítsük kiállított számlánkat?

  • A legfontosabb, hogy az általunk kiállított számla minden szempontból stimmeljen, azaz mind tartalmilag, mind formailag rendben legyen, így nem adunk arra alapot, hogy javítás, helyesbítés céljából visszaküldjék azt. 
  • Bár a törvény szerint csak nettó 200.000 forint fölötti összegű számla esetén kötelező szerződés és teljesítési igazolás, mi azt javasoljuk, hogy már nettó 100.000 forint fölött írjuk meg ezeket. Ha a későbbiekben nem fizetnék ki számlánkat, ezek birtokában jobbak az esélyeink követelésünk behajtására.
Számlánkat jellemzően e-mailban, személyesen, vagy postai úton továbbíthatjuk.
  • E-mailban továbbítjuk értelemszerűen az elektronikus számlát. Papír alapú számlát is elküldhetünk így, bizonyos esetekben a törvény elismeri hivatalos küldeménynek.
  • Személyes átadás-átvétel esetén minden esetben írassunk alá egy átvételi elismervényt arról, hogy X sorszámú számlánkat a hozzá tartozó szállítólevéllel (ha van), szerződéssel és teljesítési igazolással Y dátummal átvették. Az átvételi elismervényen legyen rajta, hogy az átvett számla minden szempontból rendben van, azzal szemben az átvevő semmiféle kifogást nem emel. Így elkerülhetjük azt, hogy számlánkat bármilyen indokkal visszaküldjék, és emiatt később kerüljön sor annak kifizetésére.
  • Postai úton történő továbbítás esetén számlánkat és a hozzá kapcsolódó dokumentumokat minden esetben ajánlva, és tértivevényesen adjuk fel. A tértivevényes feladás azért jobb, mert a tértivevény bizonyítja azt a tényt, hogy küldeményünket a címzett átvette, és azt is, hogy mikor vette át. A visszakapott tértivevény pedig egy olyan kezünkben lévő okirat, ami hivatalos eljárás során bizonyító erővel bír arra nézve, hogy a küldemény átvétele a címzett részéről valóban megtörtént.   
Akár elektronikus, akár papír alapon számlázunk, illetve számlánkat személyesen, vagy postai úton továbbítjuk, azért fontos az átvétel tényének igazolása, mert partnerünk ebben az esetben nem hivatkozhat arra, hogy számlánkat nem kapta meg, és azért nem fizet.