Könyvelés és pénzügyek – avagy ne keverd a szezont a fazonnal!
A könyvelés és a pénzügyek egy vállalkozás életében nagyon sokszor keresztezik egymást. Ez nem véletlen. Mégsem ajánlatos azonban a kettőt egy kalap alá venni. Ez sajnos nagyon sok vállalkozó számára érthetetlen, amikor a könyvelő esetleg visszautasít olyan feladatokat, amelyek nem tartoznak a könyvelés körébe. Több vállalkozó gondolja úgy, hogy a könyvelő is a pénzzel foglalkozik, akkor a pénzügyek is az ő területe. Ez egy alapvető tévedés, amit Himer Csilla, a kisvállalkozások kreatív kontrollere igyekszik megvilágítani.
A könyvelés és a pénzügyek – édestestvérek, de nem egypetéjű ikrek
Amikor megpróbálom elmagyarázni, hogy miért nem lehet összemosni a könyvelést és a pénzügyeket, akkor szeretek ezzel a hasonlattal élni. Szerintem ez ugyanis jól megfogja a lényeget.
Az édestestvérek is ugyanabból a két génállományból származnak, mégis teljesen más, egyedi tulajdonságok lesznek jellemzőek rájuk kívül és belül is. Ugyanígy a könyvelés és a pénzügyek is szinte ugyanabból az információhalmazból dolgozik, mégis egészen más végeredményt produkálnak.
Miért? Mert egészen más a cél, amit el kell érni velük.
Figyelem, nem tankönyvi definíciók következnek!
Éppen ezért lesznek érthetőek.
Mire jó a könyvelés?
A könyvelés alapvető célja, hogy a törvényeknek megfelelő módon nyomonkövethetőek legyenek a vállalkozás pénzmozgásai és gazdasági eseményei annak érdekében, hogy a vállalkozás teljesítse a törvényben előírt pénzügyi (értsd adó)kötelezettségeit. A könyvelő ennek megfelelően mindent dokumentál. De tényleg mindent.
Még azt is, ami pénzügyi értelemben meg sem történik, de érték szerint változást generál a vállalkozásban. Jellemzően ilyen tételek az amortizáció, a készletek értékvesztése vagy az árfolyamkülönbségből származó értékkülönbözetek. Ezért van az is, hogy a könyvelés egészen más szemlélet, konkrétan eredményszemléletű. (Hiszen az adók megállapításának alapja – kivételes esetektől eltekintve, mint például a helyi iparűzési adó – az eredmény.)
A könyvelő ennek megfelelően csak azt tudja ledokumentálni, ami már megtörtént, bekövetkezett. A könyvelő ilyen szempontból a múltban él: csak azt tudja megmondani a nála megtalálható adatokból, hogy mi volt. Nagyjából 20-30 nappal ezelőtt.
Mire jók a pénzügyek?
A pénzügyek ezzel szemben egészen másról szólnak. Arról, hogy most mi van a cégedben. Úgy általában, és nem az adó, meg az eredmény szempontjából.
A szemlélete is egészen más: a tényleges pénzmozgásokhoz kapcsolódik elsősorban, nem véletlenül mondják, hogy pénzforgalmi szemléletű.
A kreatív kontroller megjegyzése:
Van az az eset, amikor a pénzforgalmi szemlélet a könyvelésben is megjelenik. Ennek legnyilvánvalóbb példája éppen egy adó: a pénzforgalmi szemléletű áfa. És bár a szemlélete pénzforgalmi (tehát a tényleges pénzmozgásokhoz kötött), ez még ugyanúgy a múltbeli események ledokumentálásával kerülhet be csak a könyvelésbe, mint bármi más.
A pénzügyeknek más a célja is: nemcsak az, hogy szinte azonnal, gyakorlatilag minimális késéssel, esetleg real time megmutassa a vállalkozás pénzügyi (és nem számviteli) helyzetét. Hanem az is, hogy ennek alapján a cég vezetőjének információt szolgáltasson a vezetői döntései megalapozásához.
Ez azt jelenti, hogy
- az adatok egy részét gyűjti a könyvelésből (ezek a múltbéli, úgynevezett bázisadatok)
- az adatok nagyobb részét azonban már helyben, a vállalkozásban gyűjti, szinte akkor, amikor keletkeznek – és ehhez kidolgozza a folyamatokat is, amivel az adatokat ki tudja nyerni
- az adatokat értelmezi, csoportosítja és elemzi
- és az elemzések alapján következtetéseket von le, javaslatokat tesz (ezt vezetői döntéselőkészítésnek hívják)
- amelyek alapján a vezető – az adatokon és az elemzéseken kívül más tényezőket is figyelembe véve – valahogyan dönt.
A pénzügyek tehát egy vezetést támogató terület – és nem arról szól, hogy az állam megkapja, ami törvény szerint jár neki. Hanem hogy a céged kapja meg (törődésben, cselekvésben, stratégiában stb.), ami jár neki a fejlődéshez.
És ezért van az, hogy a könyvelőd nemet mond minden olyan kérésre, ami a pénzügyek területét érinti.
Könyvelés és pénzügyek – melyik kinek a dolga?
Mint a neve is mutatja, a könyvelés a könyvelő dolga. Mert ez egy speciális terület, amelyhez nagyon sok és viszonylag gyakran változó jogszabályt kell kenni-vágni. (Régóta mondom, hogy a könyvelők tulajdonképpen gazdasági szakjogászok – valami elképesztő adminisztrációs teherrel.) Ez nem is várható el egy átlagos vállalkozótól, hogy tudja. Már csak azért sem, mert például ha a céged mérleg készítésére kötelezett (a kft-k és az rt-k alapból ilyenek), azt még a könyvelők közül is csak az végezheti, aki
- mérlegképes könyvelői végzettséget szerzett
- rendelkezik az előírt mennyiségű szakmai tapasztalattal
- regisztrálta a Nemzetgazdasági Minisztérium.
Ezt egy átlagos vállalkozó vagy vállalkozásvezető biztosan nem tudja teljesíteni. De nem is kell, ezért bízunk meg könyvelőt.
A pénzügyek azonban másik történet. A pénzügyek ugyanis, mint fentebb írtam:
- a helyben keletkező adatokból dolgozik
- szinte azonnal
- a vezetői információs rendszer részeként.
A pénzügyek felügyelete tehát nem könyvelői, hanem vezetői feladat. A Tiéd.
Nem biztos, hogy vállalkozóként minden apró-cseprő részletével Neked kell foglalkoznod, de a végeredményt Te fogod használni. Vagyis a pénzügyek azért vannak, hogy Te használd.
Ezért nincs semmi értelme ezt a feladatot a könyvelőre tolni. Egyrészt, mert egyelőre még nem állnak a könyvelő rendelkezésére azok az adatok, amelyekkel a pénzügyek bánnak. (Tudod, múlt és jelen.) Ehhez most még a legtöbb kkv-nál hiányzik a technikai háttér (bár a mesterséges intelligencia és a vállalkozásirányítási rendszerek fejlődésével és elterjedésével egyre közelebb az idő, amikor már ez nem így lesz).
Másrészt, mert a vállalkozás pénzügyeit meghatározni, követni, folyamatait kidolgozni, ellenőrizni, adatait feldolgozni, elemezni vezetői feladat. Egyszerűen azért, mert Neked van szükséged az infókra, amiket a pénzügy segítségével össze tudsz szedni és össze tudsz rendezni.
A pénzügyek és az áfa
Az áfa azért érdekes adó, mert jelentős hatással van a pénzügyeidre. Átmenő tétel ugyan a céged bankszámláin, hiszen az áfa nem a céged pénze, hanem az államé. Te csak beszeded a kimenő számláid alapján, ahogyan Tőled is beszedik a beszállítók, ha nekik fizeted ki a bejövő számláidat.
Ha azonban nem számolsz vele, komoly likviditási zavaraid lehetnek. (Egyszer majd írok a likviditásról is.) A likviditás (fizetőképesség) pedig a pénzügyek területe. A likviditásról azonnal képben kell lenned, hogy tudd, mit tudsz kifizetni, és mit nem. Ezért felesleges is vele a könyvelőt zaklatni.
És ezért kell Neked figyelned, hogy hogyan alakul az áfa menet közben – és nem megvárni, amíg következő hónap 20-án szól a könyvelő, hogy mennyi az annyi. Mert akkor már lehet, hogy késő. Mert esetleg nincs annyi pénz a számládon, hogy ki tudd fizetni az adót. A NAV pedig nem lesz megértő.
Hogy Te is figyelni tudd az áfát, nem is olyan nagy művészet. A legtöbb vállalkozás általában már használ valamilyen számlázó programot. Ebből a kimenő áfa adatait simán le lehet kérdezni, és egy Excel-táblába önteni.
Ugyanennek az Excel-táblának egy másik oszlopába (amíg jobb nincs, addig sajnos kézzel) beírhatod a bejövő számlákon szereplő áfát. Kulcsonként csoportosítva. Így lehet, hogy nem fog fillérre egyezni az áfanyilvántartásod azzal, amit a könyvelőd következő hónap 20-án megállapít, de legalábbis jó közelítéssel tudni fogod, hogy hol tartasz. Ha segítség kellene egy épkézláb áfanyilvántartáshoz, akkor itt találsz egyet.›››
Csak hogy mindent értsd: az áfa korrekt megállapítása és bevallása a könyvelőd dolga. Az áfa követése és a bevallás alapján a befizetése (ha éppen befizetendő áfa keletkezik), az a Te dolgod vállalkozóként.
Mi tartozik a pénzügyek körébe?
Minden, ami arról szól, hogy valamilyen formában mozog a pénz, és erről valamilyen adat képződik. Néhány fontosabb terület ezek közül:
- áfanyilvántartás (ha a könyvelőd azt mondja, hogy áfaanalitika, akkor se lepődj meg – ugyanarról beszél, csak „könyvelőül”)
- likviditás (fizetőképesség) követése – és ez nemcsak abból áll ám, hogy megnézed, mennyi pénz van a bankszámlán és a kasszában J
- cashflow követése és tervezése – ez szoros összefüggésben van a likviditás biztosításával, de szép nagy témakör, ami megérdemel egy külön posztot. A lényege, hogy ebből fogod megtudni, hogy éppen mennyi mozgósítható pénz van a cégedben, illetve hogy mennyi lesz – a cashflow-t ugyanis tervezni is szokás.
- árképzés – meglepő módon több olyan vállalkozóval is találkoztam, akik valamiért úgy hitték, hogy a könyvelőjük dolga kiszámolni, mennyiért adják az általuk előállított léggömbhámozó eladási árát. Hát nem.
- különféle mutatószámok – még akkor is, ha pont nem szerepel benne semmilyen forintban mért adat. A mutatószámokkal ugyanis ellenőrizni tudjuk a folyamatainkat, illetve azok eredményeit lemérni, hatékonyságot megállapítani – végsősoron azt tudjuk meg belőlük, hogy jól, a céljainknak megfelelően működik-e a cégünk. És mivel a vállalkozást mindig profitra játsszák, ez azt jelenti, hogy a sikert, azaz a célnak megfelelést is pénzben mérik. (Ezért a pénzügy feladata a jól megválogatott mutatószámok megállapítása és rendszerbe foglalása.)
A kreatív kontroller (köz)beszól:
A marketingre sokkal több figyelem irányul a kkv-kban is, mint a pénzügyekre. Ez nem feltétlenül baj, mert ebből is lehet tanulni. A marketingben is használunk ugyanis adatokat, számolunk mutatószámokat (pl. hány forintért sikerül megszerezni egy hirdetéssel egy vevőt), és ellenőrizzük a folyamatainkat a mutatószámok segítségével. (És korrigálunk is, ha kell.) Ha ezt eddig markertingnek hitted, akkor most szólok, hogy ez a marketing kontrollingja. Vagyis máris végzel kontrolling tevékenységet, csak nem biztos, hogy tudsz róla.
Nem állítom, hogy kis feladat akár csak egy kisvállalkozásnak is összerakni a pénzügyi rendszerét. Van azonban két jó hírem is:
- egyrészt az, hogy egyszer kell csak jól csinálni
- másrészt az, hogy ha tényleg jól választod meg a rendszer elemeit és a mutatószámokat, akkor sokáig ki is fogják szolgálni a cégedet, és nem kell változtatni rajtuk egy jó darabig.
Himer Csilla
a kisvállalkozások kreatív kontrollere
