Könyvelési ár

5.000 Ft/hó jó könyvelési ár?

Attól függ, mit szeretnél érte kapni.

Mostanában igen sok beszélgetés folyik szakmai körökben arról, hogy ki mennyiért vállalja el egy adott vállalkozás könyvelését, mennyit fizetne az ügyfél, mennyit szeretne kapni a könyvelő. Nézzük át mindkét oldalról, hogy mi az ügyfél elvárása és mi a könyvelőé. Mind a könyvelőnek, mind az ügyfélnek tisztában kell lennie a saját feladataival.

Könyvelőre minden vállalkozásnak szüksége van, egyszerűen azért, mert törvényi előírások szerint kell történnie a könyvelésnek, és nyilván aki nem ért hozzá, szakembert hív segítségül. Amikor elromlik otthon a gáztűzhely, akkor se állunk neki házilag barkácsolni, mert nagy baj lehet belőle.

Mi a könyvelés?

A könyvelés a múltban történt gazdasági események rögzítése. A könyvelő feladata, hogy a vállalkozás bizonylatait, számláit olyan rendszer szerint rögzítse, amelyből elkészíthetőek azok a bevallások, amiket a hatóságok felé be kell nyújtani. A könyvelő az így feldolgozott bizonylatok alapján tudja megmondani megbízójának, hogy a vállalkozásnak mikor, mennyi fizetnivalója van, mennyi adót igényelhet vissza, mennyivel tartoznak mások a cégnek.

A könyvelőnek az átadott számlákat ellenőriznie kell, ha hibás a számla, nem lehet lekönyvelni, vissza kell juttatni az ügyfélnek. Bizonylatot elszámolni kizárólag a vállalkozás érdekében felmerült költségekről lehet. A könyvelő nem vezethet házi pénztárat, nem utalhat a vállalkozó nevében, ez az ügyfél feladata. A szerződések, teljesítési igazolások elkészítése, a kimenő számlák szerződés szerinti adattartalmának ellenőrzése szintén olyan feladatok, melyet az ügyfélnek magának kell elvégeznie.

A könyvelő feladatai közé tartozik, hogy felhívja az ügyfél figyelmét a szabálytalan működésre, tájékoztassa a szabálysértés várható következményeiről. Meg kell tanítani az ügyfelet, hogy milyen bizonylatokra, nyilvántartásokra van szükség, hogy el tudja végezni a munkáját mind a könyvelő, mind a vállalkozó.

A könyvelő nem tud mindent megoldani, nem feladata utólag bizonylatok gyártása, nem hozhat döntéseket az ügyfél helyett. Nem követhet el bűncselekményt, nem is nyújthat hozzá segítséget. A könyvelés elsősorban nem tanácsadás, persze ma már sok könyvelő is tud adótanácsot adni, de bonyolultabb ügyekben inkább kérjük adótanácsadó segítségét. A problémát sokszor az is okozza, hogy nincs meg a közös nyelv a könyvelő és az ügyfél között, nem mindig értik meg egymást.

Van még számos olyan eset, amiben nem a könyvelőnek, hanem a vállalkozónak kell döntenie, nem háríthatja át a felelősséget a könyvelőre, ilyen pl. hogy ha a vállalkozás veszteséges, akkor fizet-e jövedelem minimum szerinti adót vagy sem, vagy ha esetleg visszaigényelendő áfája van, akkor valóban kérik e az áfa kiutalását vagy a következő áfa fizetési időszakban inkább azzal az összeggel csökkentik a fizetendő adót.

Év végi záráskor derül ki sokszor, hogy a vállalkozás erősen nyereséges, és akkor jön az igény a vállalkozó részéről, hogy a könyvelő oldja meg, hogy eltűnjön a nyereség és minél kevesebb adót kelljen fizetni. Ez sem a könyvelő feladata. Nyilván van erre többféle legális és illegális megoldás, de ilyenkor a legjobb, ha egy adótanácsadóval konzultál a vállalkozó, és a legális adóoptimalizálás végeredményét a könyvelő lekönyveli.

Mit vár el az ügyfél? Mit vár el a könyvelő?

Egy vállalkozó fő feladata, hogy üzletet kössön, bevételt szerezzen és profitot realizáljon, nem az, hogy a naponta változó adótörvények között megpróbáljon kiigazodni. Ezért szükség van egy könyvelőre. Ha tisztában van a vállalkozó, hogy milyen kötelezettségei vannak, hogyan szeretne működni, jobban megérti, mit várhat el a könyvelőtől és viszont.

Ma már sok szakértő van jelen a piacon a könyvelői szakmában, aki nemcsak könyvelést végez, hanem meg is tanítja az érdeklődőket a vállalkozás fő lépéseire, vállalkozás indítási, gazdálkodási, pénzügyi és adózási szempontból. Minden vállalkozást indítani szándékozónak ajánljuk, hogy vegyen részt ilyen képzéseken. Számos buktatót el tud kerülni ezzel és sokkal könnyebben fog majd könyvelőt is választani.

Mi alapján történik a könyvelési ár megállapítása?

A vállalkozók – sajnos – és tisztelet a kivételnek – a könyvelést egy szükséges rossznak tartják. De a mai magyar jogszabályi környezetben egy hozzá nem értő egyszerűen nem fog tudni kiigazodni. Nyilván minél olcsóbban szeretnék ezt megúszni. De biztos jó ötlet csak a legalacsonyabb ár alapján választani könyvelőt? Ráadásul egy korrekt ajánlat nem 2-3 kérdésre megtett válaszból áll. Ahhoz, hogy a könyvelő jól fel tudja mérni egy vállalkozás állapotát, a vele való munkaidőt, ahhoz sokkal részletesebb információk kellenek, mint 2-3 kérdés.

Összeszedtünk pár pontot, mi befolyásolja a könyvelési árat:

vállalkozás formája
árbevétel nagysága
kimenő számlák száma
kézi számlatömböt vagy számlázó programot használ
áfa körbe tartozik vagy sem
bejövő számlák száma – készpénz és átutalásos, ebből mennyi az átutalásos
devizaszámlák száma
pay pal vagy hozzá hasonlóan működő fizetési lehetőségek
valutapénztár száma
tárgyi eszközök száma
alkalmazottak száma, ezen belül normál havi díjas, teljesítménybéres, műszak pótlékos, egyszerűsített foglalkoztatott
cafetéria
végez-e külkereskedelmi tevékenységet –eu-s, eu-n kívüli
pénztárgépköteles-e a tevékenysége, ha igen, használ-e vagy jelentgetni kell a számlákat
ekaer köteles-e a tevékenysége
termékdíjköteles-e a tevékenysége
webshopon keresztül dolgozik
kapcsolt vállalkozásokkal folytatott üzleti kapcsolat
évközbeni osztalék előleg gyakorisága
ingatlan
gépjármű
mezőgazdaság
értékvesztés
értékhelyesbítés
pályázaton indult-e vagy szándékozik-e indulni
statisztikai jelentések száma
riportok gyakorisága a vállalkozás működéséről
rendelkezik-e hitellel vagy szándékozik-e felvenni hitelintézettől
volt-e korábban bírsága a vállalkozásnak

Ajánlatkérésnél a vállalkozók feltétlenül mutassák be a céget, írják le az ügymenet, hogy a könyvelő tudja, mire ad ajánlatot.

Nem csak a mennyiség és a ráfordított idő a fő szempont, ami a könyvelési árat meghatározza, sokat számít a tevékenységben rejlő adókockázat, milyen speciális tudást igényel az adott tevékenység pl ingatlan, építőipar, mezőgazdaság.

A könyvelés nem csak adatrögzítés, ha nincs mögötte szakértői tudás, komoly bajok lehetnek a „mekkelek” könyvelők által olcsón – felelősség nélkül – bevállalt ügyletekből. A szakképzett, munkájára igényes könyvelő hozzájuk képest tényleg drágának tűnik, de a hétköznapi életben is különbséget teszünk az ezer forintos kínai nyári papucs és a minőségi cipő között. A kínai papucstól azt várjuk el, hogy az adott nyarat kibírja, míg egy márkás cipőtől hosszú távú használatot remélünk.

A vállalkozó részéről jogos a kérdés, miért fizessen többet, mikor van, aki ennek a feléért is megcsinálja? Kérdés, hogy milyen minőségben. Ha kihívunk egy szerelőt, már a kiszállási díj is 10.000 ft-nál kezdődik, és hol van még az anyagköltség és a munkadíj? Miért kellene egy könyvelőnek kevesebbre értékelnie a munkáját, mint bármilyen más szolgáltatást nyújtónak? Egy ügyvéd 30-40.000 ft-os óradíjjal dolgozik, egy adótanácsadó 15-20.000 ft-ot kér el minimum.

Könyvelőt keresel? Lépj be a csoportunkba.

Milyen kockázatai vannak, ha egy 5.000 ft-os könyvelőt választunk?

Akkor számoljunk egy kicsit. Ha egy könyvelő vagy könyvelő iroda 5.000 ft/hó összegért vállalja el egy cég könyvelését, nyilván özönleni fognak az érdeklődök. De mennyit is kell belőle elvállalni? Nagyon sokat! Vajon ez nem fog a minőség rovására menni? De igen!

Ha egy könyvelő iroda szakképzett könyvelőkkel dolgozik, akkor ugye legalább a garantált bérminimumot meg kell neki adni, de annyiért egy szakképzett könyvelő nem fog elmenni dolgozni. A fizetési igény ezen a területen nettó 200.000 ft. Ez bruttó 300.000 ft-ot jelent, plusz a járulékai, összesen kb 372.000 ft/ fő. Tételezzük fel, hogy van külön bérszámfejtő, áfaszakértő, van adótanácsadó, biztosan van normál adatrögzítő, de számoljunk 5 fővel átlagosan bruttó 300.000 ft-os fizetéssel.

Bérköltség plusz járulékai 1.860.000 ft
Irodabérlet 100.000 ft
Rezsi 50.000 ft
Irodaszer 20.000 ft
Telefon, internet 60.000 ft
Számítógép karbantartás, mentés 20.000 ft
Könyvelő, számlázó szoftverek frissítései 20.000 ft
Kötelező szakmai továbbképzés 15.000 ft
Egyéb szakmai előfizetések 10.000 ft
Biztosítás 10.000 ft

Összesen: 2.165.000 ft. Persze, itt lehetnek változóak a számok, Budapest és vidék viszonylatában biztosan, meg ki milyen szoftvert használ, annak mennyi a karbantartási díja, milyen szakmai előfizetések stb. Ez csak egy egyszerű üzleti vagy inkább pénzügyi terv, amit kockás papíron is el lehet készíteni.

Ha ezt az 5.000 ft-os könyvelési árat nézzük, 433 ügyfelet kellene havonta ellátni az irodának. Ami 5 főnek egyszerűen képtelenség. Mi fog történni? Valamit nem fog kifizetni pl. a számítógép karbantartást, minek az, aztán majd ha elszáll a gép, vagy nincs mentés, ott a baj. Vagy nem végzi el a szoftver frissítést? Akkor hibásan fog számolni a program, nem az aktuális szabályok szerint. Esetleg nem vesz részt szakmai továbbképzéseken? Akkor elavult lesz a tudása.

Nem fizet biztosítást? Nem lesz miből kifizetni a büntetést, ha esetleg az iroda hibázott. És a legrosszabb, ha nem fizeti ki az alkalmazottait. Milyen munkát várhatunk egy agyongyötört, ki nem fizetett, vagy nem megfizetett alkalmazottól?

Na ezen lehet gondolkodni. Akkor sem jobb a helyzet, ha 10.000 ft/hó könyvelési díjjal számolunk. Az 217 ügyfelet jelent. Egy könyvelő kb 20-30 céget tud – bonyolultságtól függően – biztonságosan felügyelni egy hónapban. Ez 5 főnél 150 céget jelent. Ha csak nullára akarja kihozni a könyvelő iroda a céget – ami persze nem igaz, mert kell a nyereség, kell a tartalék – az már kapásból havi minimum 15.000 ft-os könyvelési díj felszámítását jelentené, de ekkor még csak nullán van, nincs nyereség, nincs béremelés, nincs tartalék, meglévő eszközök pótlására félretett pénz (szoftver, számítógép).

Vannak olyan cégek, akik felajánlják, hogy ingyenesen adnak székhelyszolgáltatást egy darabig, ha hozzá viszik a könyvelést. Ezzel csak az a probléma, hogy ha egy könyvelő cég székhelyszolgáltatást is nyújt, előfordulhat az az eset, hogy az egyik ügyfelével gond van, akkor nemcsak az adott ügyfél anyagát fogja elvinni a hatóság, hanem mindenkiét.

A könyvelési árak eltérőek az ország területén, Budapest és környékén jellemzően magasabbak. Nézzünk meg néhányat!

Katás egyéni vállalkozás: alanyi mentes pár db számlával 5.000 ft/ hó, áfás több számlával, külföldi számlázással 8-10.000 ft/hó
Bt és kft könyvelési ára 25.000 ft/hó miminális díj, működő céget ez alatt egy olyan könyvelési iroda vagy könyvelő nem nagyon vállalhat, mert akkor nem tudja kitermelni a saját költségeit.
Bérszámfejtés 3.000 ft/hó
Önellenőrzés az ügyfél hibája miatt (pl. nem adta oda a kimenő számlát és módosítani kell az áfabevallást) 5.000 ft/hó
Adótanácsadás 20.000 ft/óra
Táppénz igénylés 2.000 ft/alkalom
Beszámoló jellemzően plusz 1 havi díj

Természetesen ezek nem kőbe vésett árak, ennél van sokkal olcsóbb és jelentősen drágább is.

Ami nagyon fontos, hogy minden legyen benne a könyvelési szerződésbe, hogy az adott ár mit tartalmaz és mit nem, melyek azok a szolgáltatások, amelyekért pluszban fizetni kell. Jellemzően a nagyon olcsó könyvelési irodák a plusz díjakban rejtik el a valódi árukat, de ugye az 5.000 ft-os könyvelési árra már többen felkapják a fejüket - mint ahogy ebben a bejegyzésben is ez szerepel - és onnan már könnyen behúzzák az ügyfelet, pláne ha nem olvassa el rendesen a könyvelési szerződést.

Ki a felelős? A könyvelő, vagy a vállalkozó?

Nem árt tudni, hogy mindenért a vállalkozás ügyvezetője (vezető tisztségviselője) a felelős. Igen, azért is, amit a könyvelő csinál. Pedig sokszor a vállalkozó nem is tudja, hogy igazából mit is csinál a könyvelő, mégis milliós kárt okozhat a vállalkozásnak. Ez a törvény, ehhez kell alkalmazkodni. Mit lehet tenni? Nagyon részletes és mindenre kiterjedő szerződést írni, hogy mind a vállalkozó, mind a könyvelő védve legyen, de vállalva a felelősséget az elkövetett hibákért.

Olyan könyvelő, aki nem hibázik, nem létezik. A jelenleg hetente (jó esetben havonta) változó törvényi szabályozások tengerében senki nem jelentheti ki magáról, hogy ő aztán biztosan nem fog tévedni, hiszen akkor egész nap a jogszabályokat kellene bújni, na de akkor mikor is dolgozik? Induljunk ki abból, hogy valaki hibázni fog, mert ez azért elég valószínű. Egyszerűbb esetben, ha a könyvelő hibájából történt a bírság kiszabása, felajánlja annak megtérítését a vállalkozó részére.

Ha az ügyfél hibájából történt a mulasztás, akkor ugye meg kell fizetni a bírságot. De ha a könyvelő késedelmesen vagy hibásan nyújt be egy bevallást, és ez egyértelműen bizonyítható, hogy az ő felelőssége, akkor is a vállalkozást fogják megbüntetni, és a vállalkozás elemi érdeke, hogy ezt a könyvelőn behajtsa.

Mikor és hogyan tudja ezt megtenni? Ha van aláírt szerződése, és a könyvelési díjról számla kerül kiállításra. Ha a könyvelő nem ismeri el a hibáját, akkor a szerződés és számla birtokában bírósági eljárás keretében a kártérítést el lehet indítani. Hogyan tud ennek a kártérítési igénynek megfelelni a könyvelő? Ha van egy kis esze, felelősségbiztosítással rendelkezik. A biztosító akkor térít a könyvelőnek, ha van szerződése, szabályosan kiállított számlája, és elektronikus jogosultsággal rendelkezik az adott vállalkozáshoz (ügyfélkapus hozzáférés).

Ha a korábban említett olcsó könyvelővel dolgoztatunk, biztosak lehetünk benne, hogy ilyen esetben bottal üthetjük az illető nyomát, amúgy sem tudnánk bíróságra menni, hiszen nincs szerződés, nincs számla, nincs elektronikus hozzáférés, amely bizonyítaná, hogy a könyvelő követte el a mulasztást.

Ha viszont olyan könyvelőt szeretnénk, aki vállalja, hogy az általa okozott kárt meg is téríti, tudomásul kell venni, hogy az ilyen könyvelőnek magasabb a díja. Gondoljunk bele, neki is milyen költségei merülnek fel azért, hogy tisztességes munkát tudjon végezni: olyan szoftverrel kell dolgoznia, amely a mai igényeknek megfelel, követi a folyamatosan változó jogszabályokat, azaz rendszeres szoftverkövetési díjat fizet.

Naprakészen tartja a tudását, egy-egy tanfolyam piaci ára több tízezer forint, és ugye nem egy tanfolyamra kell elmenni, mert nem egy jogszabály változik (bárcsak így lenne). Kötelező mérlegképes továbbképzéseken kell részt venni, egyre több olyan feladatot raknak rá, ami nem is az ő feladata lenne, de az ő idejét viszi el pl. online pénztárgép rendelés – amikor egy vállalkozás autót vagy telefont vesz, akkor sem a könyvelő rendeli meg az adott terméket, de a pénztárgépet csak a NAV honlapján lehet megrendelni, akinek van ügyfélkapus jogosultsága, és ugye általában a könyvelőnek van ilyen.

Ez egyáltalán nem helyes, mert a vállalkozás saját érdeke, hogy legalább az ügyvezetőnek legyen rálátása a vállalkozás folyószámlájára, és akkor nem fog meglepődni, hogy egyszer csak több millió forintot inkasszáltak a bankszámlájáról, nem is tudja miért, mert neki senki nem szólt.

Könyvelő vagy és szeretnél többet tudni a kiva adózásról?

Milyen a jó könyvelő?

már a vállalkozás alapítása előtt megbeszéli az ügyféllel a tevékenységéhez legjobban illő vállalkozási formát, tájékoztatja a választási lehetőségekről és adózási szabályokról. Ehhez azonban szükséges, hogy a vállalkozó már valamennyire képben legyen az adott vállalkozás várható bevételeivel és költségeivel, mert csak ennek birtokában adható érdemben tanács az adózásra vonatkozóan
a már átadott bizonylatok mögött álló gazdasági eseményekről is tájékozódik, mielőtt lekönyvelné az anyagot - ezt azért a mennyiség is meghatározza, minden számlára nem lehet rákérdezni
ne legyen visszajelzés hibákról, hiányosságokról a hatóságok részéről, vagy csak igen csekély mértékben, mint tudjuk, csak az nem hibázik, aki nem dolgozik, de ha hibázott, ismerje be és vállalja érte a felelősséget. Ha mindig minden könyvelő minden ügyfelét leellenőrizné a nav, és nem találna hibát sehol, na akkor elmondhatnánk, hogy az a könyvelő jó könyvelő, de mivel ilyen teljeskörű ellenőrzésekre nincs kapacitása a hatóságoknak, így csak remélhetjük, hogy megtaláltuk a jó könyvelőt
felkészül az ügyféllel való találkozókra az adott témában, amire a vállalkozó kíváncsi
részt vesz szakmai képzéseken, nem csak a kötelező továbbképzésen, előfizet szakmai anyagokra, a megszerzett információt megosztja az ügyféllel, ami rá vonatkozik – ez sokszor igen nehéz, a vállalkozó válasza rendszerint az, hogy el túl sok és bonyolult, inkább mondd el szóban, hogy mi az, ami rám vonatkozik
rövid időn belül elérhető, rendelkezésre áll, gyors és hatékony válaszokat ad a feltett kérdésekre – azért ne kérjünk lehetetlent, este, hétvégén és ünnepnapokon hagyjuk békén a könyvelőt, neki is van családja, magánélete, szeretne karácsonyra, húsvétra bevásárolni, szabadságra menni, és ugye ő is beteg időnként, de azért legyen mindig egy időintervallum, amikor biztosan elérhető, válaszol a feltett kérdésekre, vagy ad egy rövid határidőt, amikor megválaszolja az adott kérdést, mert mindent nem tudhat fejből, és nem akar pontatlanul válaszolni
a könyvelése legyen naprakész, - ehhez ugye azt kell, hogy meg is kapja időben az anyagot, ne 19-én este küldjük át neki az áfához az anyagot, hogy reggelre mondja meg, mennyi lesz a fizetendő áfa
új könyvelés átvételekor átnézi az elmúlt évi és tárgyévi eseményeket, bizonylatokat, hogy jobban megismerje a céget és feltárja az esetleges hibákat, de a javítás nem része az adott havi könyvelési díjnak, jellemzően a rendbetétel mindig sok időt vesz igénybe,
a jogszabályi változásokról tájékoztatja az ügyfeleit, felhívja a figyelmet egy kedvező adóváltozásra, vagy egy esetleges negatív hatásra, hogy még időben tudjanak lépni
használja az informatikai lehetőségeket - skype, facebook, felhő alapú rendszerek stb, van honlapja, blogot ír és meg is osztja ezeket a közösségi oldalán
úgy beszél, hogy a vállalkozó is megértse, amit mond a törvényi szabályozásokról
adóellenőrzés során rendelkezésre áll
írásos szerződést köt az ügyféllel, ami pontosan tartalmazza mindkét fél jogait és kötelezettségeit és természetesen le is számlázza a könyvelési díjat, a bevallásokat a saját ügyfélkapuján küldi be, nem a vállalkozó ügyfélkapuját használja
személyes találkozó és alapos felkészülés nélkül nem ad árajánlatot

Könyvelési szerződés

Legyen benne, hogy mi a könyvelő feladata, meddig terjed a felelőssége, milyen áron, milyen szolgáltatást vállal, milyen garanciákat tud nyújtani. Nem mindegy, hogy csak könyvel, és az eredményét – a fizetendő adót – közli az ügyféllel, vagy esetleg adóoptimalizálási tanácsot is nyújt. Nem minden könyvelő rendelkezik naprakész adózási információkkal, hiszen a könyvelő, adótanácsadó, bérszámfejtő, kontroller, kintlévőség kezelő mind-mind külön szakma, mint ahogy autószerelő sincs általában olyan, aki minden területéhez értene az autónak.

Könyvelési iroda vagy egyszemélyes könyvelő?

Könyvelési iroda előnye és egyben hátránya is, hogy minden területnek - bérszámfejtés, vevő, szállító, áfa, tao - van gazdája, viszont senki nem látja egyben a céget, így nincs róla átfogó információja, amire a vállalkozónak meg szüksége lenne. A könyvelő iroda vezetőjét meg sokszor nem lehet elérni, tisztelet a kivételnek. Hátrány továbbá, hogy a könyvelőirodák jellemzően munkavállalókkal dolgoznak, akik - valljuk be őszintén - nem úgy dolgoznak, mintha a sajátjuk lenne (és megint tisztelet a kivételnek!), jellemzően túlórázva, és egyáltalán nem megfizetve.

Az egyszemélyes könyvelő rálát mindenre, képben van az adott vállalkozás működésével, képes még este és hétvégén is dolgozni, viszont nagy a kockázat, hogy ha beteg lesz hosszabb ideig (pl. kórházba kerül), és nincs megoldva a helyettesítés, akkor leállhat a könyvelés.

Mindkét oldalról hallottunk már rémtörténeteket, ezt minden vállalkozónak magának kell eldöntenie, hogy melyiket fogja választani.

Hogyan válassz könyvelőt?

(forrás : Online Könyvelői Praktikum)

Ha biztosra akarsz menni, akkor csináld végig a tesztsort !

Rendelkezik-e az előírt szakmai képesítésekkel? Szerepel-e a regisztrált mérlegképes könyvelők nyilvántartásában vagy a könyvvizsgálói névjegyzékben? Ha nem, akkor nem jogosult önálló munkavégzésre.
Szerződéskötésre sor kerül-e? Nagyon fontos, hogy szerződés legyen Önök között amelyben pontosan rögzítve vannak a könyvelő és az ügyfél feladatai is. Így mindkét fél pontosan tudja, mit kérhet, és várhat el a másiktól, hogy a könyvelés rendben menjen, zavartalan legyen az együttműködés a könyvelő és megbízója között.
Rendelkezik-e szakmai felelősségbiztosítással? Ez azért kell, mert ha munkája során hibázik, egy bevallást rosszul, vagy késve nyújt be, akkor az adóhatóság elsődlegesen nem a könyvelőt, hanem a vállalkozást bünteti meg. Ha könyvelőnknek van felelősségbiztosítása, abból ki tudja fizetni az így okozott kárt.
Vállal-e anyagi felelősséget a munkájáért? Azt, hogy a könyvelő garanciát vállal a munkájáért külön nem kell beírni a szerződésbe, mert erre őt a Ptk. kötelezi. A neki fel nem róható külső körülményekért (pl. nem kap meg időben egy bizonylatot) viszont nem vállalhat felelősséget. Az anyagi felelősség viszont már nem tartozik bele a Ptk. szerinti garanciába. Az anyagi felelősséget bele kell foglalni a szerződésbe.
Vállal-e titoktartást? A könyvelő belelát az ügyfele egész életébe, gazdálkodásába, ezért a titoktartás ne csak az iratok elévülési idejéig tartson, hanem azt követően is.
Képviseli-e a hatóságok előtt? A jó könyvelő a hatóságok előtt is képviseli partnerét, hogy ne egyedül kelljen szembenéznie velük. Ezzel nemcsak időt spórol, hiszen azonnal tud reagálni a kérdésekre, de szakszerűen képviseli is partnere érdekeit, elkerülve az esetlegesen nem megfelelő nyilatkozatokból adódó további vizsgálatokat.
Csapatban dolgozik-e, vagy nem? Szerencsés olyan könyvelőirodát választani, ahol komplett számviteli szolgáltatást tudnak nyújtani. Szervezeti szinten tehát külön választja a bér- és munkaügyi feladatok ellátását, az adatrögzítést és könyvelést, illetve az adótanácsadást. Természetesen a részlegeknek együtt kell működniük az Ügyfél teljes körű kiszolgálása érdekében, de mindent az a szakember lát el, aki a megfelelő szakértelemmel és képzettséggel rendelkezik.
Könnyen elérhető-e? Jó, ha a könyvelő több csatornán is elérhető. A munkaidőben történő telefonos elérhetőség alapfeltétel. Az e-mail is gyors (és írásos formája miatt dokumentált) kommunikációs csatorna. A skype - mint videotelefon és képernyőmegosztási alkalmazás- pedig sokszor kiválthatja a személyes találkozást. Az ügyfélfogadási idő korlátozása -főleg csúcsidőszakokban elfogadható, de jó, ha minden munkanapon (délelőtt, vagy délután) van lehetőség a személyes ügyintézésre.
Opcionális szolgáltatásokat kínál-e? Szabályzatok készítése, jogi szolgáltatás, könyvvizsgálat, hitelkérelem készítése, pályázatkészítés, stb. Általában ezeket a kiegészítő szolgáltatásokat nem, vagy csak külön díjazás ellenében vállalják. Ilyen szolgáltatásokat csak nagy irodáktól várhatunk el, hiszen a polihisztorok kora lejárt...
A könyvelési szoftvere alkalmas-e arra, hogy Ön is betekinthessen a saját adataiba? Ma már léteznek olyan felhő alapú (internetes) könyvelési rendszerek, amelyek lehetőséget biztosítanak arra is, hogy Ön, a könyvelő ügyfele, bármikor, bárhol betekinthessen a könyvelési adataiba. Megnézhesse az eredményének alakulását, a rendezetlen vevő-szállító tételeket, vagy éppen az Áfa alakulását. Ezek a rendszerek lehetővé teszik, hogy az ügyfél innen számlázzon (kiváltva ezzel egy számlázóprogramot) illetve, hogy otthon kezelje a házipénztárát. Előny lehet, hogy a könyvelési dokumentumokat sem kell mozgatni.
Kap-e rendszeresen tájékoztatást, riportokat a cége vagyoni, pénzügyi és eredmény helyzetéről? Még ha a könyvelő könyvelési rendszere nem is alkalmas arra, hogy Ön bármikor betekinthessen a saját könyvelési adataiba, elvárható, hogy bizonyos rendszerességgel (havonta, negyedévente) szóbeli, vagy írásos tájékoztatást kapjon.
A saját ügyfélkapuját használja-e? Ha igen, akkor így is felelősséget vállal a beküldött anyagokért. Ha az Ön ügyfélkapuját akarja használni, akkor ezzel Önre hárítja a felelősséget. Nem tanácsos átadni a könyvelőnek az ügyfélkapu használatát, mert ezzel a megbízó kiszolgáltatottá válhat. Ha az ügyfélkapuja jelszavát átadja, minden személyes adatához, és azok módosításához is hozzáférést enged.
Az elvégzett munkával arányos-e a könyvelési díj? Mindkét félnek jobb, ha a könyvelési díj változó, az elvégzett munkával és a kockázatvállalással arányos, nem hasraütéssel, alkuval alakul ki. Ez akkor lehetséges, hogy ha a bizonylatszám, könyvelési tételszám, értékben kifejezett forgalom, dolgozói létszám és az egyéb igénybevett szolgáltatások tételes adataiból számítódik ki a havi könyvelési díj. Ez egyébként minősíti a könyvelő feldolgozási rendszerét, igényességét is.
Időben tájékoztatást kap minden olyan adózási, járulékfizetési változásról, mely érinti vállalkozását?
Van-e honlapja, blogja, hírlevele, vagy legalább egy rendszeresen frissülő facebook oldala? Ha a fontos, főleg az ügyfeleket érintő változásokat rendszeresen közzéteszi, akkor valószínűsíthető, hogy naprakészen követi az aktuális változásokat, ha ezt nem teszi, feltételezhetjük, hogy nem követi őket, ami viszont nem jó jel.
Szimpatikus-e? És végül, a sok szakmai feltétel megléte mellett nagyon fontos, hogy emberileg is szimpatikus legyen, hiszen könyvelőt általában hosszú távra választunk, így nem mindegy, ki az, akivel a jövőben rendszeresen kapcsolatban állunk majd. Hiszen “A vezető két legjobb barátja az ügyvédje, és a könyvelője!”

16 Igen válasz: Ön megtalálta a tökéletes könyvelőt!
12-15 Igen válasz: Valószínűleg jó kezekben lesz a könyvelése
7-12 Igen válasz: Érhetik meglepetések, ha ezt a könyvelőt választja
0-6 Igen válasz: Keressen mást!

Ha vállalkozó vagy és könyvelőt keresel, vagy könyvelő és ügyfelet keresel, csatlakozz a Könyvelőt keres-kínál csoportunkba.

Ha további segítségre van szükséged, keress minket bátran.

Addig is itt egy összefoglaló cikk, ahol nagyon sok hasznos információt találsz.