Hogyan kerüld el a kifizetetlen számlákat?

Nemcsak a kezdő, hanem a működő vállalkozásoknak is nagy problémája, hogy elvégezték a munkát, leszámlázták a díját és csak várnak, de nem érkezik meg a pénz, majd jön a kérdés: mit lehet ilyenkor tenni?

Akkor kezdem az elején.

Kollégám kedvenc példája: állsz a körúton egy villamosmegállóban és odamegy hozzád valaki, hogy adjál neki 1 millió forintot kölcsön, holnap ugyanebben az időpontban itt lesz és visszaadja a pénzt. Te adnál neki kölcsön? Ugye, hogy nem?

Mert fogalmad nincs, hogy kicsoda, mennyire megbízható, és mi a garancia rá, hogy visszaadja pénzed.

Kinek engedd meg az átutalásos fizetést?

Vállalkozóként mégis sokan elkövetik ezt a hibát, hogy nem néznek utána, kinek engedik meg az átutalásos fizetést. Ez olyan, mintha hitelt adnál valakinek. A bankok is minősítik az ügyfeleiket, kinek adnak hitelt. Neked is ezt kell tenned.

Hogyan tudod leellenőrizni az üzleti partnered?

Először is a nyilvános cégadatokban utánanézel a cégnek a cégjegyzékben.

A vállalkozás neve alapján le tudod kérni a cégkivonatát, amelyben szerepel az

adószáma,
tevékenysége,
képviselője,
bankszámlaszáma,
van-e ellene végrehajtás
vagy esetleg törölt az adószáma
vagy felszámolás alatt áll.

Fizetős programokban ennél sokkal bővebb információkhoz juthatsz (pl. kapcsolati háló).

A cég neve alapján le tudod kérdezni a korábbi évek beszámolóját.

Ebből láthatod a forgalmát, eredményét, eladósodási mértékét.

Ha már eddig gyanús dolgokat láttál, ne engedd az átutalásos fizetést. Készpénz természetesen jöhet.

Navos adatbázisban meg tudod nézni, hány fő bejelentett alkalmazottja van, le nem adott bevallás miatt megbüntették-e.

Egyéni vállalkozókkal nehezebb dolgod van, ott csak azt tudod megnézni, hogy működik-e vagy szünetel. Itt találod egy korábbi bejegyzésünket a nyilvános adatbázisokról.

Szerződés

Következő lépés a mindenre kiterjedő szerződés. Tartalmaznia kell pontosan az elvégzendő feladatot, kinek mi a kötelezettsége a feladattal kapcsolatban, milyen változásokkal, retorziókkal jár, ha valamelyik fél nem végezte el időben a rá vonatkozó feltételeket, mikor számít teljesítettnek a feladat, és ki jogosult a teljesítést elfogadni.

Legyenek részteljesítési pontok, mérföldkövek az adott munkára vonatkozóan pl. egy honlapkészítés több ideig tarthat.

Állapítsd meg, mikor van a 30%-60%-100% és ha a részteljesítés megvan, számlázd le. Ha már ezt sem fizetik ki, akkor max a 30%-ot buktad el.

Előleg

Kérj előleget!

Mondd el, hogy miért kéred, adj referenciákat, hogy te megbízható és hiteles vagy, különben ő is gondolhatja azt, hogy elkéred a pénzt, aztán nem csinálsz semmit.

Számlázás

Figyelj arra, hogy a számla kiállítása szabályos legyen, mert ha hiba miatt visszaküldik, később kapod meg a pénzt.

A fizetési határidő minél rövidebb legyen és ne legyen több, mint 30 nap. A szerződésben pontosan legyen leírva, hogy mikortól számolódik a fizetési határidő. A számla keltétől, a teljesítéstől, a kézhezvételtől, ezeknél több napos késés lehetséges.

Számla átvételének bizonyítása

Gondoskodj róla, hogy legyen bizonyítékod, hogy a számlát átvették tőled, és eljutott ahhoz, aki elismerte a teljesítést.

Minden dokumentumot őrizz meg a munkával kapcsolatban: ajánlatkérés, megrendelés, teljesítési igazolás, számla átvételének megerősítése. Ha elektronikusan küldöd, legyen megerősítés a vevő részéről, hogy megkapta a számlát.

Ha mégis hiba van a számlában, minél gyorsabban javítsd, és az új számla átvételéről is gondoskodj.

Letelt a fizetési határidő

Ha eltelt a fizetési határidő, és nem kaptad meg a pénzt, azonnal cselekedj. Előfordulhat, hogy elkeverte, elfelejtette, úgyhogy az első emlékeztető még legyen kedves, hogy nézze meg, elutalta-e, mert te nem látod.

Ha valaki tényleg elfelejtette, a reakció erre az, hogy kb azonnal elutalja.

Fizetési felszólítás írásban

Ha pár nap elteltével sem történik semmi, jöhet az írásos fizetési felszólítás, ajánlott, tértivevényes levélben.

Ebben már csak 2-3 napos fizetési határidőt adj meg.

Ha letelt a 2-3 nap, küldj újabb fizetési felszólítást, kilátásba helyezve a jogi utat. Ha ekkor sem történik meg a pénzügyi teljesítés, indíts fizetési meghagyást.

Ne hagyd, hogy 30 napnál tovább csússzon a folyamat, minél hamarabb lépsz, annál nagyobb esélyed van rá, hogy a pénzedhez juss.

A fizetési meghagyást ügyvéd, közjegyző indíthatja, neked annyi a dolgod, hogy minden dokumentumot eljuttass hozzá, ami azt bizonyítja, hogy a teljesítés megtörtént és te mindent megtettél azért, hogy megkapd a pénzed. Ennek díja van, mérlegeld, hogy megéri-e?

Nem könyöradományt kérsz

Fontos! Ne te érezd magad kellemetlenül, mikor az elvégzett munkádért kéred a pénzed. Azért te megdolgoztál! Nem könyöradományt kérsz, hanem ami neked jár!

Egyéb mellékhatások - ÁFA

Ha kiállítottál egy számlát és áfás vagy (és nem választottad a pénzforgalmi áfát), akkor is be kell fizetni az áfát, ha te nem kaptad meg a pénzt. (Válaszd a pénzforgalmi áfát).

A kiállított számla nettó árbevétele után ugyanúgy meg kell fizetni a nyereségadót.

Díjbekérő – előlegszámla – részszámla – végszámla

Az előleg összegéről írj díjbekérőt, és ha beérkezett a pénzt, állíts ki előlegszámlát, a teljesítés napja a pénz beérkezésének a napja. Ettől a dátumtól számítva 15 napod van a számla kiállítására (áfa tv szerint).

Részszámla

Ha a munka egy részét elvégezted, és elismerték a teljesítést, a teljesítés dátuma a részmunka teljesítésének a napja lesz.

Fizetési határidő a szerződésben meghatározott nap. Itt is 15 napod van a számla kiállításáig. Ne várj addig, mert ennyivel később érkezik be a pénzed.

Különbség az előleg és a részszámla között

Előleget akkor kérünk be, amikor még nem történt teljesítés, azaz semmilyen munkát nem végeztünk még el.

Részszámlánál pedig már volt részteljesítés, ezt számlázzuk le.

Végszámla

A végszámla a teljes szerződés szerinti összegről szól. A szerződésben mindig legyen benne, hogy mennyi a nettó ár és mennyi áfa terheli vagy nem terheli (alanyi adómentes).

Ha alanyi adómentes vagy, de várhatóan eléred hamarosan az áfahatárt (12 m ft), akkor legyen benne a szerződésben, hogy ebben az esetben a nettó összegre még rájön az áfa is.

A végszámlából vond le az előleget és a részszámlákat tételesen és a végösszeg már arról szóljon, amennyi pénz még jár neked.

Figyelj rá, hogy ha áfás vagy, a 100 ezer ft feletti áfatartalmú számlákat online jelenteni kell a nav felé.

Hibás megoldás

Egyre többet olvasom azt a javaslatot, hogy nem számlát állítanak ki a teljesítésről, hanem díjbekérőt. Ez rossz megoldás, hiszem már teljesítettél, és a teljesítéstől számítva 15 napon belül számlakiállítási kötelezettséged van az áfatörvény szerint, és bizony a számlaadás elmulasztását a törvény bünteti.