Magyarországon a cégek döntő hányada - és kisvállalkozás, divatos szóval élve családi vállalkozás. Sok esetben nem különül el a vállalkozás vagyona a család magánvagyonától. Gyakran egész egyszerűen a minimálisan szükséges szaktudás, tapasztalat, „humán tőke” sincs meg egy cég biztonságos és eredményes működtetéséhez.
De akkor ki fog üzletet hozni, és ki fogja az adminisztrációt végezni?
Működése során egy cég vesz, elad, kötelezettséget vállal, alkalmazottakat foglalkoztat, adminisztrál, hivatalos előírásoknak tesz eleget. Sokszor ezeket a feladatokat számos cégnél egyetlen ember végzi.
Mit lehet csinálni akkor, ha minderre egy embernek már nincs ideje, és a cég nem engedheti meg magának, hogy felvegyen még valakit?
A tárgyi-szakmai tudás hiánya mellett sokszor a tulajdonosok közötti nézeteltérések is nehéz helyzetbe sodorhatnak egy céget. A nem megfelelő működés és ellenőrzési mechanizmusok hiánya miatt van erre lehetőség, és mire ez kiderül, addigra cég működésképtelenné válik.
- Hogyan lehet ezt elkerülni, hogyan biztosítható a vállalkozás problémamentes működtetése?
- Hogyan működik egy egészséges vállalkozás?
- Mit csináljak, hogy a vállalkozás működése zavartalan legyen?
- Mit csináljak, hogy elkerüljön a válság?
Üzletviteli tanácsadás
Elindult, működik a vállalkozás. Indulását feltételezhetően gondos üzleti tervezés előzte meg. Ahogy a bevezetőben említettük, Magyarországon az induló vállalkozások túlnyomórészt a KKV-szektorba (kis és közepes vállalkozás) tartoznak, esetleg családi vállalkozásként működnek.
E cégek gyakori jellemzője, hogy nincsenek egyértelműen meghatározva a cégen belüli feladatkörök, nincs egy kézben az adminisztráció, a pénzügyi vezetés, vagy éppen a vállalkozás tulajdonosának vagy tulajdonosainak és/vagy vezetőinek nincs ideje ezen teendők megfelelő ellátására, pedig ezek elengedhetetlen dolgok egy vállalkozás életében.
Ha a vállalkozás ügyvitele, pénzügyei nincsenek rendben, az könnyen a cég működésének végét jelenheti.
Miért?
Ha a menedzsment nem rendelkezik naprakész információkkal a vállalkozás működéséről, likviditási helyzetéről, esetleges egyéb problémáiról, nem tud megalapozott döntéseket hozni, és mire a bajok kiderülnek, addigra késő lehet. Jobb ezért a működési zavarok kialakulását megelőzni.
Ez hogyan lehetséges? Hogyan lehet mindezt megoldani akkor, ha erre a vállalkozás vezetésének nincs ideje, energiája?
Úgy, hogy olyasvalakit bízunk meg vele, aki ért hozzá, és mindezt helyettünk elvégzi.
Joggal merül fel a kérdés, hogy miért van erre szüksége egy vállalkozásnak?
- Ha naprakész a cége üzleti- és pénzügyeit illetően, több idő marad azzal foglalkozni, ami a legfontosabb: bevételszerző tevékenységet folytatni.
- Ha tisztában van cége helyzetével, sokkal könnyebben tud bármilyen változásra felkészülni, ahhoz alkalmazkodni.
- Egy üzleti tárgyalás során sokkal könnyebben tud leendő partnere számára információval szolgálni cégéről és azzal is tisztában van, hogy milyen feltételeket fogadhat el az üzletkötés során.
- Ha egy vállalkozás könyvelése és pénzügyi nyilvántartása naprakész, sokkal könnyebben tud pályázatokon elindulni vagy bankhitelt igényelni.
Hogyan szervezhető meg egy vállalkozás napi működése?
Működési rend kialakítása
Egy vállalkozás működése –nagyon leegyszerűsítve- úgy tehető átláthatóvá, hogy először meghatározzuk az elvégzendő tevékenységeket, majd ezekhez hozzárendeljük az egyes feladatköröket. A valóságban ez egy bonyolultabb folyamat.
Mik azok a feladatok, amiket minden vállalkozás esetén el kell végezni? Minden cégnél szükséges az adminisztrációs rend felállítása:
- hivatalos levelezések
- partnerekkel való kapcsolattartás
- szerződések nyilvántartása
- iratkezelési rend
Nagyon fontos a pénzügy munkájának megszervezése is:
- napi bevételek-kiadások nyilvántartása
- számlák kezelése
- várható kiadások ütemezése
- várható bevételek beérkezésének nyomon követése
- bizonylati rend
- számlarend
- pénzkezelési szabályzat felállítás
Adatok és dokumentumok biztonsága
Az adminisztráció mellett lényeges a vállalkozás működtetéséhez szükséges adatok, dokumentumok biztonságos tárolása, archiválása, akár elektronikus formában is. Ezek jelentős részének 5 évig történő megőrzése egyébként is törvény által előírt kötelezettség.
Ennek elvégzésére is tudunk megoldási javaslatot tenni, vagy akár elvégezzük a feladatot.
Nagyon fontos, hogy az egyes elvégzendő feladatok legyenek egyértelműen személyekhez rendelve, azaz mindenkinek legyen meg a személyes felelősségi köre, és ezek a feladat- és felelősségi körök ne mosódjanak össze.
Megfelelően működő cégnél a cégvezető idejének nagy részét arra tudja fordítani, ami a legfontosabb: a vállalkozás kapcsolatainak építésére és üzletszerzésre.
- A cég működését áttekintve ki tudjuk alakítani az adminisztrációs rendet, meg tudjuk szervezni a vállalkozás tevékenységének hatékony működését.
- Javaslatot teszünk a pénzügy munkájának optimalizálására, a pénzkezelési rendre és annak ellenőrzésére.
- Helyesen megszervezett működésnél a vállalkozás vezetője azonnal átlátja és ellenőrizni tudja a cégben zajló folyamatokat.
Mi a cégátvilágítás célja, és hogyan történik?
A cégátvilágítás célja –akár egy betegnél, amikor orvoshoz megy- az, hogy bizonyos dolgok vizsgálatával diagnózist állítsunk fel a vállalkozás működéséről, és javaslatot tudjunk tenni az esetleges változtatásokra, ha azokra szükség van.
Mik azok a dolgok, amiket egy cégátvilágítás alkalmával vizsgálunk? A vállalkozás minden olyan részét, ami hatással van annak eredményes működésére:
- a vállalkozás szervezeti felépítése
- az alkalmazottak szaktudása
- a vállalkozás által használt adminisztrációs rendszer
- a vállalkozás által használt informatikai rendszer
- a vállalkozás likviditási helyzete
- a vállalkozás pénzügyi kötelezettségei
- a könyvelés állapota
- a vállalkozás működésében lévő ellenőrzési pontok
- a vállalkozás szerződései
- a vállalkozás esetleges peres ügyei
- a vállalkozás esetleges kockázatos pontjai
Az elvégzett cégátvilágítás során fény derül a vállalkozás gyengéire, arra, hogy mely területeken van szükség beavatkozásra, hogy továbbra is rendben menjenek a dolgok.
A cégátvilágítás –mélységétől függően- feltárja a cég gazdasági helyzetét, és szervezeti-működési formájának megfelelő, avagy fejlesztendő részeit is.
Egy ilyen felmérés elvégzése nagyban hozzásegít bármilyen vállalkozást ahhoz, hogy általában szűkös forrásait a lehető legoptimálisabb módon használja fel.
A vállalkozás jövőjét illetően felelősen tanácsot adni egy megfelelően elvégzett átvilágítás nélkül nem lehetséges.
Hogyan történik egy cégátvilágítás?
- Összegyűjtjük a cégről azon adatokat, melyeket az átvilágítás elvégzéséhez szükségesek pénzügyi-számviteli tekintetben.
- Áttekintjük a vállalkozás működésével és üzleti tevékenységével kapcsolatos szerződéseket, dokumentumokat.
- Áttekintjük a vállalkozás által használt eszközöket.
- A megszerzett adatokat értékeljük és az eredményt, ill. a megfogalmazott javaslatokat a cégvezetés részére írásban átadjuk.
- Szükség esetén a vállalkozás vezetésével együttműködve segítünk a javasolt változtatások végrehajtásában.
Miért hasznos egy cégátvilágítás?
Mert általa a cég vezetése tisztában lesz a vállalkozás erősségeivel és fejlesztendő területeivel. Egy elvégzett átvilágítás után olyan információk birtokába jut, melyek ismeretében javítani lehet a vállalkozás működésének gazdaságosságát, könnyebb meghatározni a lehetséges fejlesztések irányát.
Összefoglalva:
- Egy működő vállalkozás életében nagyon fontos a megfelelő szervezeti és ügyviteli rend kialakítása.
- Nagyon fontos a gazdasági-pénzügyi folyamatok kézben tartása, a vezetés számára történő azonnali átláthatósága.
- Egy elvégzett cégátvilágítás fényt derít arra, hogy a cégnél ezek a folyamatok rendben működnek –e.
- Egy vállalkozás talpon maradása hosszú távon csak megfelelő szervezeti felépítéssel, pontos információk birtokában lehetséges.
Működő vállalkozás:
- Szervezeti, működési rend kialakítása
- Adminisztrációs, pénzügyi rend kialakítása
- Üzleti, gazdasági stratégia áttekintése, felülvizsgálata
- Üzletviteli tanácsadás, cégátvilágítás
További információkkal, kérdésekkel kapcsolatban üzletviteli tanácsadás, cégátvilágítás témákban az info@vallalkozas-okosan.hu címen állunk rendelkezésükre.
