Jelenlegi hely

Számla, számlázás

 

Amikor vállalkozóként valamit eladunk, vagy elvégzünk egy munkát, számlát állítunk ki róla. A kiállított számla után kapjuk meg árunk, szolgáltatásunk ellenértékét, ebből élünk. Ha azonban rosszul számlázunk, az ok lehet arra, hogy számlánk kifizetését visszautasítsák. Előfordulhat, hogy egy rosszul kiállított számla ellenértékét, melyet nem fizetnek ki nekünk, pont a hibás kiállítás miatt jogi úton sem fogjuk tudni behajtani. Ezért a helyes számlázás minden vállalkozás életében az egyik legfontosabb pont. Az alábbiakban áttekintjük, hogyan kell egy számlát helyesen kiállítani, milyen kísérő dokumentumok kellenek hozzá, és hogyan győződhetünk meg arról, hogy kiállított számlánkat partnerünk biztosan megkapta.
  • Mi a számla?

  • Hogy néz ki egy minden szempontból szabályos számla?

  • Milyen típusú számlák léteznek?

  • Mikor használhatunk készpénfizetési, mikor átutalásos számlát?

  • Mi egy számla kötelező adattartalma?

  • Mit ellenőrizzünk egy számla befogadása előtt?

  • Hogyan küldjük el, hogyan kézbesítsük kiállított számlánkat?

Mi a számla?

Ha vállalkozóként valamit eladunk, elvégzünk egy munkát, számlát, vagy nyugtát kell róla kiállítsunk. Szaknyelven azt mondjuk, dokumentálnunk kell az adott gazdasági eseményt. A számla tehát egy olyan dokumentum, ami alkalmas az adott gazdasági esemény dokumentálására, és megfelel a számlára vonatkozó törvényi előírásoknak. A számla, illetve a számlával egy tekintet alá eső okiratok fogalmáról a 2007. évi CXXVII. (Áfa törvény) 168. §-a rendelkezik. 
A legfontosabb különbség a számla és a nyugta között, hogy bevételeink igazolására mindkettő alkalmas, ugyanakkor vállalkozóként költségeink elszámolására (adóalapunk csökkentésére), illetve áfa visszaigénylésére csak számla birtokában van lehetőségünk.

Fontos tudnivalók:

  • Az Áfa törvény értelmében (2007. évi CXXVII. törvény 165. §) minden olyan esetben kötelező a számlaadás, ha az értékesített termék, vagy szolgáltatás ellenértéke eléri, vagy meghaladja a bruttó, azaz áfát is tartalmazó 900.000 forintot. Ez abban az esetben is így van, ha vevőnk nem adóalany, azaz adószámmal nem rendelkezik.
  • Egyes tevékenységeknél a nyugtaadási kötelezettség kizárólag géppel teljesíthető. Az erről szóló NAV tájékoztató itt olvasható.  
 

Mi a számla, milyen típusú számlák vannak?Milyen típusú számlák léteznek?

A számla a kiállítás módja szerint lehet papír alapú, és elektronikus.
  • Papír alapú számla: a „hagyományos”, papír alapú számlát, ahogy nevében is áll, papíron állítjuk ki. Ki lehet tölteni kézzel, vagy számítógéppel, és utána kinyomtatni.
  • Elektronikus számla: a vonatkozó törvények lehetővé teszik, hogy 2013-tól az általunk kiállított számlát nem kell papírra írni, vagy kinyomtatni, hanem lehetséges azt kizárólag elektronikus úton, elektronikus jel formájában továbbítani. Az elektronikus számla szabályairól erre a linkre kattintva olvashatnak. 
A számla adattartalmát tekintve lehet egyszerűsített, vagy normál.
 
 
Egy számla adattartalmáról a 2007. évi CXXVII. (Áfa) Tv. 169. §-a rendelkezik.
 
Eszerint egy „normál” számlán kötelező jelleggel fel kell tüntetni az alábbiakat (természetesen csak a ránk vonatkozó részeket):
  • A számla kiállításának időpontját
  • A számla sorszámát
  • A számla kiállítójának nevét, címét és adószámát
  • A vevő nevét és címét
  • Az értékesített termék vagy szolgáltatás nevét, ha van, mennyiségét
  • Ha a teljesítés és a fizetés határideje egymástól eltér, ezek időpontját
  • A termék, szolgáltatás egységárát (ha van), a fizetendő áfa alapját, annak mértékét
  • Amennyiben valamilyen speciális módon adózunk, így fel kell tüntetnünk, ha kisadózók vagyunk, ha pénzforgalmi elszámolás szerint fizetjük az áfát, ha fordított adózást alkalmazunk
  • Amennyiben meghatározott terméket, vagy szolgáltatást értékesítünk, így pl. meghatározott szabály szerinti használt cikket, régiséget, vagy utazásszervezési szolgáltatást
  • Ezen különleges eseteket, illetve a „normál” számla kötelező adattartalmát meghatározó törvényi hivatkozás erre a linkre kattintva olvasható
Egyszerűsített számla kötelező adattartalma, illetve alkalmazhatóságának feltételei:
  • Egyszerűsített számla kiállítása esetén nem szükséges külön feltüntetnünk az eladott termék, vagy szolgáltatás egységárát, annak nettó, áfa nélküli összegét (azaz az áfa alapját), az alkalmazott áfa mértékét, és annak összegét
  • Ehelyett elegendő csak a számla teljes, ténylegesen fizetendő végösszegét feltüntetni azzal a megkötéssel, hogy szerepeltetni kell az ún. visszafelé számított kulcsot
  • Ezek mértéke 21,26 %, 4,76 % vagy a 15,25 % lehet. A visszafelé számított kulcs azt jelenti, hogy pl. az első, 21,26 % kulcs alkalmazása esetén a számla végösszegének a 21,26%-a lesz a számla ellenértékének (kifizetett végösszegének) áfatartalma
  • Értelemszerűen egyszerűsített számlát csak abban az esetben tudunk kiállítani, ha a benne szereplő valamennyi termék, vagy szolgáltatás ugyanazon áfakulcs alá esik
2013-tól az alábbi esetekben van lehetőség egyszerűsített számla kibocsátására:
  • Előleg fizetése esetén 
  • Készpénzes termék, vagy szolgáltatás értékesítés esetén
  • Területi hatályon kívüli értékesítés esetén
  • Átutalással történő akár belföldi, akár közösségi értékesítés esetén, feltéve, hogy a számla végösszege a 100 eurót nem haladja meg
Fontos tudni, hogy ebben az esetben a 100 euró árfolyamát  a Nav ismertetője szerint a következőképpen kell meghatározni:
„Az euróban meghatározott pénzösszegnek megfelelő forintösszeg megállapításához a 2003. évi uniós csatlakozási szerződést kihirdető törvény hatálybalépésének napján érvényes, az MNB által közzétett hivatalos forint/euró devizaárfolyamot (252,19 forint/euró) kell alkalmazni azzal, hogy az átváltás eredményeként kapott pénzösszeget - a matematikai kerekítési szabályok alkalmazásával - 100000 forintra, illetőleg ha az átváltás eredményeként kapott összeg nem haladja meg a 100000 forintot, 1000 forintra kell kerekíteni. Eszerint a 100 eurónak megfelelő pénzösszeg 25000 forint.”
 
 
A fizetés módja szerint megkülönböztetünk készpénfizetéses és átutalásos számlát.
  • Készpénzfizetéses számla esetén a számla kifizetése csak készpénzben történhet
  • Átutalásos számla kifizetése alapesetben banki átutalással történik, de kifizethető készpénzzel is
Számla ellenőrzése, mit, hogyan ellenőrizzünk egy kibocsátott számlán?Számla készpénzzel történő kiegyenlítése esetén figyeljünk arra a törvényi előírásra, hogy 2013-tól az egy szerződés alapján történő, havi bruttó, azaz áfát is tartalmazó, 1.500.000 forintot meghaladó készpénzes kifizetés esetén az 1.500.000 forint feletti rész után 20% mulasztási bírságot kell fizetni. Ez a kötelezettség csak akkor áll fent, ha az eladó és a vevő (a számla kiállítója, illetve befogadója) is bankszámla nyitására kötelezett. A mulasztási bírság mindkettőjüket terheli. (2003. évi XCII (Adózás rendjéről szóló) Tv. 38. § 3/a pont, illetve 172. § 20/f pont) 

Mit ellenőrizzünk egy számla befogadása előtt?

  • A számla befogadása azt jelenti, hogy a számlát átvesszük, és annak tartalmát elismerjük, az adott számlával szemben semmiféle kifogásunk nincs. A befogadott számlát könyvelésünkben szerepeltetjük, így például visszaigényelhetjük annak áfa-tartalmát, ha jogosultak vagyunk rá. A törvények értelmében könyvelésünkben csak szabályszerűen kiállított számla szerepelhet.
(„A számviteli (könyvviteli) nyilvántartásokba csak szabályszerűen kiállított bizonylat alapján szabad adatokat bejegyezni. Szabályszerű az a bizonylat, amely az adott gazdasági műveletre (eseményre) vonatkozóan a könyvvitelben rögzítendő és a más jogszabályban előírt adatokat a valóságnak megfelelően, hiánytalanul tartalmazza, megfelel a bizonylat általános alaki és tartalmi követelményeinek, és amelyet - hiba esetén - előírásszerűen javítottak.”, 2000 évi C. (Számvitelről szóló) törvény 165. § 2. pont)
 
Ezért hiába gondoljuk azt, hogy jóhiszeműen járunk el, egy nem megfelelő számla alapján történő áfa-visszaigénylés miatt elmarasztalhatnak minket. A számla befogadójaként a mi felelősségünk a fent idézett törvényi hivatkozás betartása.
  1. Ellenőrizzük, hogy a számla megfelel-e az előző pontban tárgyalt formai előírásoknak, azaz adattartalma rendben van. Ha nem ezt tapasztaljuk, küldjük vissza javításra.
  2. Új partner esetén ellenőrizzük, hogy a számla kibocsátója valóban létezik, adatai helyesen vannak-e feltüntetve a számlán. Ezt az e-cégjegyzéken keresztül tudjuk megtenni.
  3. Azt is nézzük meg, a számla kiállítója nem áll-e felszámolás, vagy végelszámolás alatt. Ezt szintén az e-cégjegyzékben tudjuk ellenőrizni.
  4. Ellenőrizzük, hogy a számla kiállítójának adószáma nincs-e felfüggesztve. Ez azért fontos, mert ilyen cég által kiállított számla után a törvények értelmében az áfát nem igényelhetjük vissza. Az adószám felfüggesztését a Nav honlapján erre a linkre kattintva kérdezhetjük le.
Amennyiben a számla értéke meghaladja a 200.000 Ft + áfa összeget, mindenképpen legyen mellé szerződés és teljesítési igazolás is. Erre azért van szükség, mert ezen értékhatár felett egy esetleges vizsgálat esetén nekünk kell azt bizonyítani, hogy az adott kiadás a vállalkozás érdekében merült fel. Ezt pedig a számlához tartozó szerződés és teljesítési igazolás segítségével tudjuk megtenni. (1996. évi LXXXI. (Társasági adóról szóló) Tv. 8. § 1/d. pont, illetve 3. sz. melléklet 4. pont)

Hogyan kell átadni, kézbesíteni a kiállított számlátHogyan adjuk át, hogyan kézbesítsük kiállított számlánkat?

  • A legfontosabb, hogy az általunk kiállított számla minden szempontból stimmeljen, azaz mind tartalmilag, mind formailag rendben legyen, így nem adunk arra alapot, hogy javítás, helyesbítés céljából visszaküldjék azt. 
  • Bár a törvény szerint csak nettó 200.000 forint fölötti összegű számla esetén kötelező szerződés és teljesítési igazolás, mi azt javasoljuk, hogy már nettó 100.000 forint fölött írjuk meg ezeket. Ha a későbbiekben nem fizetnék ki számlánkat, ezek birtokában jobbak az esélyeink követelésünk behajtására.
Számlánkat jellemzően e-mailban, személyesen, vagy postai úton továbbíthatjuk.
  • E-mailban továbbítjuk értelemszerűen az elektronikus számlát. Papír alapú számlát is elküldhetünk így, bizonyos esetekben a törvény elismeri hivatalos küldeménynek. Elektronikus úton papír alapú számlát mégis inkább csak egyeztetés, előzetes ellenőrzés, vagy megerősítés céljából küldjünk.
  • Személyes átadás-átvétel esetén minden esetben írassunk alá egy átvételi elismervényt arról, hogy X sorszámú számlánkat a hozzá tartozó szállítólevéllel (ha van), szerződéssel és teljesítési igazolással Y dátummal átvették. Az átvételi elismervényen legyen rajta, hogy az átvett számla minden szempontból rendben van, azzal szemben az átvevő semmiféle kifogást nem emel. Így elkerülhetjük azt, hogy számlánkat bármilyen indokkal visszaküldjék, és emiatt később kerüljön sor annak kifizetésére.
  • Postai úton történő továbbítás esetén számlánkat és a hozzá kapcsolódó dokumentumokat minden esetben ajánlva, lehetőleg tértivevényesen adjuk fel. A tértivevényes feladás azért jobb, mert a tértivevény bizonyítja azt a tényt, hogy küldeményünket a címzett átvette, és azt is, hogy mikor vette át. A visszakapott tértivevény pedig egy olyan kezünkben lévő okirat, ami hivatalos eljárás során bizonyító erővel bír arra nézve, hogy a küldemény átvétele a címzett részéről valóban megtörtént.   
Akár elektronikus, akár papír alapon számlázunk, illetve számlánkat személyesen, vagy postai úton továbbítjuk, azért fontos az átvétel tényének igazolása, mert partnerünk ebben az esetben nem hivatkozhat arra, hogy számlánkat nem kapta meg, és azért nem fizet. 
 
Ha szabályszerűen kiállított, és átadott számlánkra reklamáció nem érkezik, de nem fizetik ki határidőre, akkor további intézkedések szükségesek. Arról, hogy ebben az esetben mi a teendő, ebben a két blogbejegyzésünkben olvashatnak: