Könyvelés

Első lépésként határozzuk meg, mi a könyvelés és hogyan történik!

Mi a könyvelés?

A könyvelés a múltban történt gazdasági események rögzítése. A könyvelő feladata, hogy a vállalkozás bizonylatait, számláit olyan rendszer szerint rögzítse, amelyből elkészíthetőek azok a bevallások, amiket a hatóságok felé be kell nyújtani. A könyvelő az így feldologozott bizonylatok lapján tudja megmondani megbízójának, hogy a vállalkozásnak mikor, mennyi fizetnivalója van, mennyi adót igényelhet vissza, mennyivel tartoznak mások a cégnek.

Mi a bizonylat?

A bizonylat egy olyan okmány, amit valamilyen gazdasági esemény nyilvántartása céljából hoznak létre. Például ha egy vállalkozás elad valamit, és számlát állít ki róla. Vagy valaki pénzt fizet be a cég házipénztárába, és ennek megtörténtét egy bevételi pénztárbizonylat kiállításával igazolják.
A bizonylat meg kell feleljen a jogszabályok (jellemzően a számviteli és áfa törvény) által támasztott tartalmi és formai követelményeknek.

Mik azok a bizonylatok, amelyeket a könyvelő rögzít a könyvelés során?

A legfontosabb bizonylatok, amiket a könyvelő rögzít, vagy feldolgoz, a vállalkozás által kiállított számlák, nyugták, pénztárgép-bizonylatok, bankszámlakivonatok, illetve a vállalkozás által vásárolt árukról, anyagokról, vagy a vállalkozás által igénybe vett különböző szolgáltatásokról kapott számlák.

A lekönyvelt számlákat a számviteli törvény 169. paragrafusa értelmében 8 évig kell megőrizni.

Milyen rendszer szerint, milyen törvényi előírások szerint történik a könyvelés?

Az egyéni vállalkozók bevételi nyilvántartás vezetésére kötelezettek. Gazdálkodó szervezetek (cégek) könyvelése kettős könyvelés szerint történik. Kettős könyvelés alá tartozik minden olyan gazdálkodási forma, akikre a számviteli törvény vonatkozik, többek között a leggyakoribb cégformák, a Kft és a Bt.
A két könyvelési forma közötti legfontosabb különbség, hogy az egyéni vállalkozó csak akkor kell elszámoljon az általa kiállított számla Áfa és egyéb adótartalmával, ha azt ténylegesen kifizették neki, míg kettős könyvelés esetén a kiállított számla adótartalmával a teljesítés időpontjának megfelelően kell elszámolni.

Melyek a könyvelés és a könyvelő alapvető feladatai?

A könyvelés alapvető feladatai közé tartozik a bizonylatok rögzítése és ezek alapján a szükséges bevallások rendszeres elkészítése, az éves beszámolók elkészítése és benyújtása és ezek pénzügyi kötelezettségéről a vállalkozás vezetésének tájékoztatása. Megállapodás szerint bérszámfejtés, fontos, hogy rendszeres időközönként tájékoztassa a cégvezetést arról, hogy mikor és mennyi adó és járulékfizetési kötelezettsége van a vállalkozásnak.

Egy jó könyvelő bármikor elérhető, és bármikor naprakész információt tud adni a vállalkozás pillanatnyi helyzetéről.

Ugyanakkor a könyvelőnek nem feladata a vállalkozás üzleti partnereivel való kapcsolattartás, és általában a vállalkozás stratégiai tervezésében, annak napi, operatív működésében sem kell részt vennie.

Sok kisvállalkozásnál úgy gondolják, hogy a könyvelő olyasvalaki, aki felelős a cég pénzügyeiért, és azokról mindent tud, és bármikor, bármilyen pénzügyi kimutatással tud szolgálni a tulajdonos felé. Sok könyvelő úgy gondolja, hogy elég, ha csak annyi ideig találkozik megbízójával, amíg átveszi tőle az anyagot, illetve odaadja az aláírnivalókat és közli, hogy következő hónapban mennyit kell az államnak befizetni.
A kölcsönös félreértés onnan ered, hogy egyik fél sincs tisztában azzal, hogy mit vár tőle a másik.
Tisztázzuk ezért, mindkét fél oldaláról, hogy a jól működő kapcsolat érdekében mit tegyen a könyvelő, és mit a vállalkozás. Erről itt is olvashat, a könyvelés során használt szerződésmintánkban.

Könyvelési díjkalkulátor

Ha nem tudja, reális -e az a díj, amit a jelenlegi könyvelés után fizet, az alábbi könyvelési díjkalkulátor segítségével ellenőrizheti.

Teendők a könyvelő részéről:

  • Lehetőség szerint legyen mindig elérhető az ügyfele számára
  • Az esedékes fizetni valókról ne az utolsó pillanatban tájékoztasson
  • Ügyeljen a bizonylatok törvény szerinti szabályos formájára
  • A bevallásokat mindig határidőre küldje el
  • A bevallások határidőre történt elküldésének tényét igazolja
  • A könyvelést jogtiszta szoftverrel végezze
  • Munkáját minden esetben pontos szerződés alapján végezze
  • Rendelkezzen felelősségbiztosítással
  • Ha az ügyfél egy pénzügyi jellegű fogalmat, kérdést nem ért, magyarázza el érthetően
  • Kövesse nyomon az adójogszabályok változását, a megbízót érintő változásokról tájékoztasson

Teendők a vállalkozás részéről:

  • A könyvelő által kért bizonylatokat időben adja le
  • A könyvelő által kért papírokat időben írja alá
  • Tisztázza a könyvelővel, hogy bérszámfejtést is vállal –e
  • Azokat az információkat, amiket nem a könyvelő feladata rendelkezésre bocsátani, ne tőle várja

Ha ezeket a „játékszabályokat” mind a vállalkozás, mind a könyvelés betartja, akkor alakítható ki megfelelő együttműködés.

Könyvelő munkájának leellenőrzése

Amennyiben nem szeretne mindenben kizárólag könyvelőjére támaszkodni, ha szeretné, hogy naprakész legyen vállalkozása pénzügyeiben, akkor ajánljuk pénzügyi nyilvántartó csomagunkat. Segítségével tisztában lehet vállalkozása napi gazdasági helyzetével, a várható bevételek, kiadások nagyságával és időpontjával.

Hogyan válasszunk könyvelőt?

A jó könyvelő kiválasztása azért is rendkívül fontos kérdés, mert ha hibázik, az sok pénzébe kerülhet a vállalkozónak. Így célszerű a következőknek utánanézni:

  • referenciák - adott esetben hívjuk fel jelenlegi ügyfeleit, érdeklődjünk!
  • felelősségbiztosítás

Felelősségi körök

Lényeges dolog a könyvelő és az általa képviselt vállalkozás együttműködése során annak tisztázása, hogy ki, és miért felelős azért, hogy a vállalkozás könyvelésébe csak valós eseményeket és adatokat tükröző bizonylatok legyenek rögzítve, és az esedékes bevallások az előírt határidőre benyújtásra kerüljenek.

Mik azok a dolgok, amik az ügyfél, és mik azok, amelyek a könyvelő felelősségi körébe tartoznak?

A vállalkozás vezetőjének felelősségi körébe tartozik:

  • A vállalkozás által befogadott, ill. kibocsátott számlák és bizonylatok valóságtartalma
  • Az ezekhez kapcsolódó szerződések, ill. teljesítési igazolások elkészítése
  • A vállalkozás által befogadott számlák jelentette fizetési kötelezettség teljesítése
  • A házipénztár kezelése és a banki utalások elvégzése
  • A bevallások elkészítéséhez szükséges bizonylatok időben történő átadása

A könyvelő felelősségi körébe tartozik:

  • A számviteli szabályok betartása és lehetőség szerinti betartatása a vállalkozással
  • A bevallások határidőre történő elkészítése és benyújtása
  • A vállalkozás tájékoztatása az esetleges működési szabálytalanságokról
  • Lehetőség szerint segíteni az ügyfelet abban, hogy melyek azok a nyilvántartások, amelyeket magának kell vezetnie, és ezt hogyan tudja helyesen végezni.

A vállalkozás által vezetendő nyilvántartások kidolgozásához és megfelelő vezetésükhöz természetesen segítséget nyújtunk, hiszen közös érdek, hogy az is rendben történjen.
Amennyiben szükséges, biztosítani tudunk egy gazdasági esemény dokumentálásához szükséges szerződésmintát és teljesítési igazolás-mintát is.

Házipénztár

A házipénztár sok vállalkozás kényes pontja, számos probléma okozója egy esetleges adóhatósági ellenőrzés során. Talán kevesen tudják, vagy ha tudják, kevesen foglalkoznak vele, hogy a házipénztárban tartható készpénz összegének maximumát a vállalkozás által használt pénzkezelési szabályzatnak rögzítenie kell, és meghatározott feltételek szerint az ott tartott összeg adóköteles.

Pontosan mit jelent ez, és miért van ez így?

A törvényalkotók - a feketegazdaság visszaszorítása érdekében, és a vállalkozások gazdálkodásának átláthatósága miatt- korlátozni próbálják a nehezebben nyomon követhető, készpénzes tranzakciókat, ill. a vállalkozások készpénz állományát, azaz a vállalkozás pénztárában tartható összeg nagyságát.
Ezért a pénzeszközök kezelésére pénzkezelési szabályzatot kell készíteni, melynek meglétét és betartását ellenőrzik, és a szabályzat hiánya, vagy be nem tartása esetén a vállalkozás mulasztási bírsággal sújtható.

A fentiekből látható tehát, hogy a vállalkozás és a könyvelő viszonya nem szabad egy alárendelt, kvázi beosztottként, vagy megbízottként, egyszerűen utasításokat végrehajtó formában történjék. Sokkal inkább a két fél egyenrangú, egymást segítő együttműködése szükséges, hogy a könyvelés munkáját a vállalkozás megelégedettségére tudja végezni.

Összefoglalva:

  • A könyvelés sokkal többet jelent, mint egyszerűen bizonylatok rögzítése és bevallások elkészítése
  • Pontosan tisztázzuk, hogy mit várunk el a könyvelőtől
  • Mindig időben adjuk le a könyvelő által kért anyagokat!
  • A könyvelő kiválasztása az egyik legfontosabb dolog egy vállalkozás életében. Szánjunk rá időt, hosszú távon ez megtérül!

Könyvelő feladata:

  • Könyvelés
  • Adótanácsadás
  • Bérszámfejtés
  • Bevallások elkészítése
  • Beszámolók készítése

A könyvelő által készített bevallások

A leggyakoribb bevallás fajták, amiket a könyvelő benyújt:

  • Áfa-bevallás (gyakoriságtól függően havi, negyedéves, vagy éves)
  • Cégautó adó bevallás
  • Társasági adó bevallás
  • Iparűzési adó bevallás
  • A kifizetett munkabéreket terhelő járulékok bevallása
  • Éves beszámoló (mérleg és eredménykimutatás)